第五章沟通之礼：跨越时空的魅仪（2）

    如果电话铃响时你恰好有访客，不论在家或办公室，都别把客户甩在一旁跑去接电话。如果没有答录机，请告诉来电者你现在没空，访客离去后你就会回电。请写下来电者的姓名和电话号码，免得忘记回电。

    2　纸质沟通礼仪

    文字是人际沟通的基本手段之一。掌握各种文书的规范格式和写信要求，明确写作的语言表达和词语运用，能够很好的交流感情、传递信息、沟通联络、联系事物。

    现代世界里，人与人之间沟通、联络的方式有许多不同的选择，电话、传真机、e－mail都是十分方便而且有效率的，但是最具传统的古老联络方式却一直没有失传，而且在某些方面来说，书信的功能是无可取代的。书信有其特殊的礼仪。在电子邮件泛滥的今天，一封得体的亲笔书信，会被收信人视为珍贵的礼物。

    任何人接到一封高雅大方的来信时，一定会迫不及待地打开它，如果信纸也和信封同一色调，并且一样高雅大方，岂不是一件赏心悦目的事吗？如果信的字里行间表达出寄信者的诚恳告白与真心祝福，更会是一件温馨的珍贵礼物，让人心情自然为之温暖好几天，甚至在很久以后的某一天，当你偶尔重新展信阅读时，会更加有感觉、有意思呢！

    别拿忙来为自己找借口，不妨拿出一小段时间，静下心来，倾听一下自己的心声，感受一下久违的真诚，回归自己的纯真。

    既然真的打算要写信了，那就要注意一下写信的注意事项啦，写出一封得体的书信，让对方感受到你的真诚与亲切。

    选择高雅大方的信封、信纸，并能与自己名片的色调相搭配则更佳。一般来说纸质、印刷、式样都必须加以考虑，至于颜色方面则多以浅灰、米黄等浅色调为主。有些比较讲究的人或公司喜欢烫上名字的缩写，有些则喜欢滚上花边，视各人的喜好而定，毕竟，信函可以代表一个人的特色。

    信封的书写也有礼仪。信封一般应用钢笔、毛笔或圆珠笔书写。信封的格式以国际规定为宜。

    信纸的纸质与颜色必须与信封一致，也讲究美观大方。绝不能用一张灰色的信封里面夹了一张米黄色的信纸吧？其实正如服装一般，书信的配件也以与整套搭配较合宜大方，感觉上也较有品位。

    我们经常会犯一个错误，就是在信件投邮前会把封口用胶水完全封死，这是不对的，因为如此一来拆信刀将无法发挥拆信的功能了。所以必须在信封的一端或是两端留下足够的空间以利拆信，否则收信者还得再去找一把剪刀才可以如愿。

    收件人与寄件人的姓名、地址、公司全名、部门等都必须书写清楚，一方面让转交者可顺利交给收信者，而其在收到信时立刻就会知道是谁寄来的，而如果地址错误或收信人无法收信时，邮差也可据此退回原信。

    信封上的称呼仅以先生、小姐、女士等，尊称一般是不写在信封上面而是写在信纸上的，因为信封是经由无关的第三者（邮差）送达，他可不必知道你是董事长还是大教授，但是如果信函由专人送达如卡片等，则可直书尊称无妨。

    私人信件可以直称dear jackt等，然后在第二行再开始写      内容。

    正式信函则必须以对方的全衔称之，如：亲爱的某博士，其后一般并无任何标点符号，然后也是一样由第二行开始陈述内容。

    在信结尾时必须亲自签名，表示重视。

    只有促销信、广告函等才是用印刷的名字。

    不要总是分析你的写作风格，或者对拼写和标点过分担心。只要你写得简单明了、情真意切，朋友们不会真的在意那些细节。

    找张干净的纸，在上面清清楚楚地写下想说的话。如果多年使用电脑已经让你双手生硬，那就不要浪费时间——直接切入正题，写你们上次见面后你遇到的人和事，以及你的所感所想。多问问对方的近况——记得他们有哪些烦恼和变化，关心一下他们有何进展。最后表达一下你衷心的祝福，再添上几个香吻。

    即使你会在当天见到对方，一张卡片也能给他们带来欢笑，能让他们留个纪念。卡片虽轻情义重，让人怎能不爱。

    1．生日卡

    每当亲朋好友的生日来临之际，我们不仅会送上精美的礼品，更会送上一张精美的卡片以表达我们对他们的祝贺之意。生日卡应该在收件人生日前一周或数天前寄到。如果经常见面者可以和礼物一起送到寿星手中。

    生日卡除了可表达恭贺生日之情，还可写一些比较幽默而不失优雅的话语，不可有粗俗或讽刺的语言在里边。

    2．圣诞卡

    除了生日卡，目前，年轻一代用得较多的是圣诞卡。圣诞卡对于西方人来说是最重要和最普遍的。

    卡片上的文字以幽默风趣的话为佳。但必须注意的是，寄给女性或是长辈的卡片不可以太随便，例如有性暗示的就更不合适。

    圣诞卡必须在圣诞节前寄到，否则就失去了它的意义。

    3．谢卡

    当有人帮了你一些小忙，或送了你一件礼物时，你都可以送一张谢卡来表达自己的谢意。使用谢卡首先要注意及时，以免隔了太久再致谢反而让人觉得奇怪；其次要说明你为何要感谢收卡人；最后要再次表达你的诚挚的谢意。谢卡用词应诚恳、简短，不宜长篇大论，除了卡片上原有的文字外，最好加上自己的感谢语以表感激，最后亲笔签上名寄出。

    4．慰问卡</p>

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