第六节 汇、报与汇报

    梁玲是北京某名牌大学的学生，性格外向，能歌善舞，深得老师和同学的喜爱。在校期间，可以算得上男生眼中的校花、女生眼中的明星。大学毕业时，凭借其许多耀眼的光环，梁玲成了用人单位争相追捧的对象。梁玲选择了到一家大型央企工作，直接分配到总裁办公室，被任命为总裁秘书。

    在高校如鱼得水的小梁在工作单位并不开心，好像没有找到上班的感觉。作为总裁秘书，她经常代替总裁处理各种日常事务，但很难让总裁满意。她向总裁汇报工作，说多了让总裁心烦；说少了，出了问题，总裁又会怪罪她：“为什么不早点告诉我？”好像两个跳交谊舞的人合不上节拍一样。

    办公室主任很耐心地找小梁谈话，引导她应该怎样做好工作汇报。向总裁汇报工作，“汇”侧重于对沟通内容进行整理、归纳、提炼、升华等四个方面，“报”侧重于条理、表达、详略、应变等四个方面。“不汇而报”，还不如让总裁自己去现场调研；“只汇不报”，让总裁觉得不知所云，一头雾水，不如自己看文件。

    平时工作条理性强了，汇报工作才能抓住重点，主任让她逐步养成良好的工作习惯：当天下班前静下来想想明天晨会或例会上要说什么，第二天晨会前五分钟再看看有没有需要补充的地方。可以在会上把自己的工作情况、思想动态、存在的问题及相应的解决方案向总裁表述清楚，让总裁更多地了解你在想什么、做什么，取得总裁对你工作的信任与支持。这类日常性的汇报，既要报喜，更要报忧；要讲客观情况，也可讲主观见解；少讲别人，多讲自己；更不能只谈困难，不谈解决的方案，只讲要总裁支持，不讲自己如何努力。

    如果梁玲代表总裁去参加相关会议，回来后应主动找总裁汇报，不要因信息传递不到位，让事情出现了偏差。这类汇报要注意说清会议目的与核心内容，把会议前后的客套话去除，找到定量的关键点进行汇报，不要参加了一个小时的会，两个小时都传达不完。这种汇报不要过多地加入个人的主观色彩，尽量让总裁得到原汁原味的东西。

    工作已经完成了一个阶段，如果总裁想知道一下工作进展，需要汇报。这种汇报关键是要说出下一步工作的计划和打算，因为亲身经历了，在这一点上比总裁更有经验，可以给总裁提示下一步的几个途径及每个途径的优缺点。不能只把前期的说完了，对下一步的工作毫无想法，应该多让上级做“选择题”，少让上级做“填空题”。

    当一项工作全部完成之后，要做一个总结性汇报，给总裁、也给自己一个交代。这种汇报要准备两个版本，一个版本是详细的文字汇报，一个版本是口头汇报的提纲，做到相互补充，各有侧重。文字版本可以详细地把完成的情况、主要的过程、碰到的问题、解决的方式、成功的经验及存在的问题表述清楚。其中，不要忽视总裁在整个工作中的支持、帮助及指导作用。口头汇报侧重于条块、结构及关键事件汇报。如果总裁感兴趣会看详细的文字版本，如果不感兴趣，也不会浪费总裁的时间。

    如果工作的进展与预先设计出现了重大的偏差，应该立即做好突发事件的汇报工作，制定应急预案，尽量减少损失。这种突发事件，可以不按照常规程序，直接给总裁打电话、发短信，或者约定时间见面汇报。突发事件往往都是一些棘手的事情，要少出难题，多出思路；少“将军”，多“担当”；少记流水账，多找到关键点。在汇报的过程中要同时做好补救工作，不能消极等待，把总裁当成消防队员，让总裁到处救火。

    梁玲不仅是以秘书、也是以异性的身份向总裁汇报工作，切记要做好事前预约，一般不要在路上、饭桌、家中汇报工作。避免在公开场合与总裁长时间地耳语汇报，更不要在汇报过程中挤眉弄眼，引起他人的误会。梁玲与总裁交往密切，总裁在她的面前自然比较随意一些，不要把这种随意理解为工作上可以放松要求，把汇报工作当成了聊天闲扯。一旦总裁对她有了不好的印象，她将很难在公司得到发展。秘书很容易得到上司的赏识，获得快速提拔；也很容易因为缺点的过度暴露，惨遭淘汰。</p>

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