第六章 第二张王牌：专业化的管理技能（3）

    有个酒店的班前会，规定时间是20~30分钟，他们就是用闹钟来提醒自己，开会要抓紧时间，以提高效率的。

    （4）记事本

    记事本相当于我们的工作日志本。小小记事本，作用可不小。我们每天发现的问题、每天的工作内容、每天的工作总结、临时想到的事情、会议要点、领导临时交办的任务等都可以在记事本中记录下来。便笺纸也有同样的作用。

    （5）效率手册

    效率手册中一般列有各种各样的时间规划表格，根据需求选择适合自己的效率手册，可以有效规划工作时间和提高工作效率。

    （6）手机

    现在，手机都有备忘录，使用方便且便于携带，可以随时随地记录，是时间管理的一个很好的工具。

    这些时间管理工具，我们用到的有哪些？只有把适合自己的时间管理工具利用好，做好时间规划，才能够提高工作效率。

    如何做好时间管理

    每天都有大量的工作要做，该怎样面对？科学的时间管理是做好事情的基础。那么，我们该如何做好时间管理？实际上，做好时间管理，首先要做好工作计划。

    （1）设立明确的目标

    一个企业有企业的目标，一个部门有部门的目标，而一个班组肯定有上级领导交给的班组目标。作为领班，我们要把团队的目标明确化、细化，这就要求我们充分考虑以下五个要素。

    第一，明确具体。也就是让我们自己或员工能够清晰地了解目标。

    第二，可衡量。说到可衡量，从某种角度来讲就是数字化。比如让每个员工每天记录五个新顾客的信息，包括姓名、生日、爱好、习惯、特殊要求等。

    第三，可实现。我们要让员工感觉订立的目标可实现。比如我们让每个员工每天记录五个新顾客的信息，最关键的是这个任务他们能不能完成。如果据考察，发现他们每天根本完成不了五个，最多只能完成三个，那我们

    的目标就应该降低一点，先从三个起步。当大家工作有经验了，每天能完成四个、五个，甚至六七个了，我们则可以根据实际情况把目标提高一点。如果一开始就让员工记录十个新顾客的信息，那肯定是不切实际的。所以先完成一个小目标，再不断地完成大一点的目标，这才叫可实现。

    第四，可操作。也叫相关性，就是目标和我们做的任何计划要有关联性，有方法去达成，能够完成它。

    第五，有时间性。设立目标一定要有时间限制，是今天完成还是明天完成，是这个月完成还是下个月完成。比如让每个员工每天记录五个新顾客的信息，那什么时候员工汇报工作情况，我们要有时间量化。“每天晚上九点钟下班的时候，大家把收集的最新信息汇总到我这儿。”这就给了时间限制。如果我们没有时间限制的要求，很有可能会出现这样的情况：小王下班之前交了，小李第二天才交，而小张到第三天都没交。这样的话，我们的工作就混乱了。

    （2）细化目标

    有了明确的目标，我们还要善于分解目标，善于把目标按年度、季度、月、周、日做成表单。表6-6是某酒店领班的月度计划安排表，表6-7是某酒店领班的每周工作计划安排表，表6-8是某酒店领班的每日工作时间安排表。

    表6-6月度计划安排表

    月度计划安排

    事项：1.

    2.

    3.

    4.要事安排：

    日期优先顺序

    abc

    任务检查活动任务开始日期完成日期

    表6-7每周工作计划安排表

    第周日期：自日至日

    要事安排a/b/c排序计划时间完成截止日期

    周一

    （续表）

    要事安排a/b/c排序计划时间完成截止日期

    周二

    周三

    周四

    周五

    周六

    周日

    表6-8每日工作时间安排表

    日常工作表

    第周日期

    时间计划安排评注

    8︰30

    9︰00

    9︰30

    10︰00

    10︰30

    11︰00

    11︰30

    12︰00

    ……

    这些时间计划表就像一张张清单，让我们看得更清楚、更明白。当然，详细的计划还可以避免杂乱无章。我们不妨想一想，自己有没有每月的计划表、每周的计划表、每天的计划表？只有详细地计划，才能把每天的时间安排得有条有理、忙而不乱。

    （3）把握“要事第一”原则

    在做实际安排的时候，我们一定要专注于最重要的事。建议你，每天用80%的时间来做自己认为最重要的事。我们来看看表6-9，某酒店领班的工作安排表。

    表6-9某酒店领班工作安排

    不紧急紧急

    重

    要

    为员工做下周排班表，其中有两位员工要求休假

    与厨师长商量宴会菜单

    为三名已转正员工做“为宾客点菜技能”培训上周客人投诉信的处理

    与销售部协商婚宴菜单事宜参加管理人员例会和主持餐前会

    不

    重

    要

    两个员工之间闹矛盾，暂时未影响到工作五号餐台报修，灯泡报修更新

    做每日工作记录与兄弟酒店落实12张10人台桌椅借用事宜

    给××客户打电话与洗衣房落实12张10人台桌布增加事宜

    检查餐厅卫生、安全与外观落实实习生的进店时间与相关工作安排

    从上表中可以看出，这个领班列出了几件他认为重要而紧急的事，比如：与厨师长商量宴会菜单，上周客人投诉信的处理，参加管理人员例会和主持餐前会。这些事情是他必须亲自参与，不可能授权让员工去做的。

    重要而不紧急的事情则包括：为员工做下周排班表，其中有两位员工要求休假；为三名已转正员工做“为宾客点菜技能”培训；与销售部协商婚宴菜单事宜。这些重要但不紧急的事情，也是领班必须亲自去做的。</p>

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