第六章 第二张王牌：专业化的管理技能（2）

    （2）浪费在工作目标不明确、没有计划性上

    有句名言：99%的管理失败，都与事先没有计划或计划错误有关。

    案例

    有一个农夫，早上一起来便对妻子说他要去耕田。当他来到田里，发现耕田机需要加油，于是他就去加油。在加油的路上，他想起家里的四五头猪还没有喂，这时候还没吃可要饿坏了，于是决定先回家喂猪。在回家的路上，经过一个仓库，在仓库旁边看到几个土豆，他一下想到自家的土豆快要发芽了，应该去看看。刚要离开，他发现仓库旁边有一木柴堆，这时他想起出门时妻子提醒了他几次，说家里的柴火快用完了，需要抱一些柴火回去，于是他抱了一些柴火准备往家走。就在这一刹那，他发现一只鸡躺在地上，心想这不是我们家的鸡吗？原来鸡的脚受伤了，他赶紧把那只鸡抱了起来……

    就这样，直到太阳下山，农夫才回到了家。

    这个农夫一大早出门，直到太阳下山才回家，忙来忙去，东一榔头西一棒锤，结果猪也没喂，油也没加，最重要的是地也没耕。我想问的是，原因是什么？

    我们有没有犯过类似的错误？时间管理的第一法则是，目标管理与工作计划要一致，只有计划好了，才能把事情做好。做事没有计划性，不知道怎么做规划，想一出是一出，结果肯定什么都做不成。

    我记得有位领班对我说，事情太多了，都不知道先做什么。本来是想和员工一起探讨一下服务质量问题，谁知道谈着谈着,竟然讲到了后厨的问题，然后又请厨师一起交流,结果又想到前厅的问题,反正都是问题,不知道该做什么，时间浪费了，却什么都没做好。

    因此，我们一定要做好工作计划，避免浪费时间。

    （3）浪费在拖延上

    当面对问题的时候，我们是否想，干脆明天再说吧；当手上的工作没有完成的时候，我们是否想，反正已经很晚了，先回家，明天再做吧。

    对不喜欢或是棘手的事情，我们往往采取拖延的做法。明日复明日，明日何其多，时间都浪费在拖延上了。其实，拖延的事情太多，拖的时间太长，不仅会导致我们的时间永远不够用，还会引起其他更多的问题。

    （4）浪费在“救火”上

    很多领班，每天都忙于一些日常的事务性工作，永远都是冲在最前面，就像一个“救火”队员。

    前文讲过，领班是管理者，不是服务员。如果对员工工作不放心，什么事情都亲历亲为，每天都忙于员工的工作或做“救火”队员，那员工的工作是完成了，可领班的工作却完不成。主动帮助员工是好事，但别忘了，领班的主要工作是管理好团队，带领好团队，做好管理工作。

    一目了然的时间管理工具

    要做好时间管理,离不开时间管理工具。

    （1）表格

    说到时间管理，我们首先要把握好事情的轻重缓急。下面我们来看一看相关的图表。图6-1是一个表示事情轻重缓急的矩阵图。

    图6-1事情轻重缓急矩阵图

    有四个象限，第一象限（a）是重要而紧急的事，第二象限（b）是重要不紧急的事，第三象限（c）是不重要但紧急的事，第四象限（d）是不重要也不紧急的事。

    那么，我们最应该做哪一象限的事情？很多人说，当然是做重要而紧急的事了。可如果我们天天都在做紧急而重要的事，不就像“救火”队员了吗？因此，重要而紧急的事情，要抓紧做；重要不紧急的事，要按计划有步骤地去做；紧急而不重要的事，我们要不花时间或者少花时间，能授权的就授权；不重要也不紧急的事，让员工去做，或者有时间再做。

    总的来说，重要的事，我们要亲历亲为，但一些不重要而紧急，甚至不重要也不紧急的事，我们就应该思考是不是有必要亲历亲为了。

    比如：人事部门要的员工考勤，我们可以让下属帮忙统计；协助人事部搞好员工培训，我们可以自己给新员工讲，也可以请老员工讲。所以紧急但不重要的事情，不一定非要亲历亲为。

    又如：打电话联络一些客户，有的是需要我们亲自来联系的，有的是可以授权的；一些文件的归档，则让下属去做就行了。所以不重要也不紧急的事，就更不一定非要亲历亲为了。

    根据事情轻重缓急的矩阵图，我们可以通过表6-2来区分优先工作。

    表6-2区分优先工作表

    b.大事（缓）a.要事（重）

    d.次要事（轻）c.急事（急）

    另外，还有一周工作排列计划表（如表6-3所示）、任务待办单（如表6-4所示）、每日工作时间记录表（如表6-5所示），以供参考。

    表6-3一周工作排列计划表

    类别

    序号abcd

    周一

    周二

    周三

    周四

    周五

    周六

    周日

    表6-4某领班任务待办单

    序号待办事项任务类型完成者完成情况备注

    1a（1小时完成）

    2b（1天内完成）

    3c（3天内完成）

    4d（1周内完成）

    表6-5每日工作时间记录表

    日期：

    打算今天完成的工作：1．  2．  3．  4．  5．  6．

    时间活动次序

    1=重要+紧急

    2=重要+不紧急

    3=紧急+不重要

    4=日常事务

    处理方法：

    委托方：

    训练去做

    下次要他提出意见

    下次不同意他做

    其他

    8︰00

    8︰30

    ……

    12︰30

    ……

    （2）台历

    台历是一种直观易用的时间管理工具。我们可以将计划好要做的事情，标注在相应的日期区间里，一翻开就知道哪天应该做什么。

    （3）闹钟

    人们一般认为，只有早上起床时才会用闹钟，其实不然。如果我们有某项工作任务需要在上午10点钟之前完成，不妨就用闹钟定个时间，比如9点50分，这样闹钟一响，我们就知道只剩下10分钟了，该抓紧时间了。</p>

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