第六章 会议市场营销（2）

    1）联谊组织。

    职业以外所成立的带有兴趣、爱好、友谊性质的协会或组织，如集邮协会、教师之家、桥牌协会、校友会、各种青年联谊会等，也都定期举行会议。

    2）技术协会。

    由一定技术职称的专家和专业特长的人员组成的专业协会，如包装工程协会、制冷协会等，也定期举办自己的会议。

    3）学术协会。

    学术协会是指由小学、中学、大学等各类学校教师或其他专业人员所参加的从地方到全国的学术活动或创作活动等方面的协会，如作家协会、小说家协会等。

    (2)贸易性协会

    贸易会议是指以行业协会和组织牵头，按行业和产品类别举行、以贸易洽谈为主要形式的会议，常伴有商品展览，会议成员一般都是相关企业公司的营销人员。这类会议有地方性的会议，也有全国性或世界性的会议。

    (3)对协会会议开发的对策

    了解协会组织有利于酒店营销部有针对性地开展促销工作。协会组织有两种形式：

    1）大型协会组织。

    全国性大的协会组织，有专职、长期的协会管理成员，如协会秘书长、副秘书长、协会主任。协会的管理者们对酒店来说是非常重要的，酒店的营销公关工作往往从他们开始。营销经理应注意收集或存档每一个协会及协会的关键成员。

    2）小型协会组织。

    这类组织没有专职管理者，一般都挂靠在某个行业或科研机构下，由其管理人员或专家兼任协会的秘书长等。

    ① 秘书长：他是最初提出会议地点或对最终决定地点最有影响的人。尽管秘书长按任期一届更换一次，但他仍然是协会秘书组的关键人物。大的协会组织往往设有会议计划人员来协助秘书长工作。每位会议计划者都是重要人物之一。

    ② 协会会长(理事长)：他们根据组织的结构或特征对某一项目，如某专题的研讨会的地点的选择起着关键的作用。

    ③ 董事会(组委会)：组委会往往要做最后的决定，他们推荐的地点往往被秘书长所接受。

    三、会议市场经营原则

    1.符合会议特征

    酒店经营会议应根据会议规模大、规格高、要求多、更改频繁的特点来经营。其具体措施如下：

    设施能满足会议的要求，包括房间、会议室、设备、展厅及休息厅等；

    会议的环境、氛围等有利于会议目标的实现；

    能满足会议赞助单位或主办单位对会议场所的要求；

    注意会议地点的气候、温度及季节性的活动；

    会议地点的风土人情和习俗对会议有利；

    满足与会者家属或同伴的休闲活动需要；

    充分为与会者提供交通的方便，包括与会者乘车、船、飞机来回的方便和会议期间提供交通的方便；

    熟悉会议地政府有关政策，如对外地车辆的管理、货运的限制、保险及税收政策等；

    酒店营销、前厅(预订、行李)、餐饮、客房、财务和保安等各部门要通力合作；

    配备有会议服务经验或熟练的服务人员以及有会议组织经验的专门人才；

    酒店应充分利用本酒店或本地区的运动项目、文化活动、旅游景点、娱乐活动、商务活动、餐馆等来吸引或方便与会者。

    2.满足会议消费需求

    会议被公认为是酒店业中利润最丰厚的产品。与会者不仅要住宿用餐，而且还在娱乐、旅游和购买等方面有自己独特的消费需求特征。下面有关会议活动开支的介绍将有助于酒店营销经理对会议活动消费的了解。

    (1)显性开支

    显性开支是指较为明显的开支项目，具体为：

    1）交通费用的正常开支。

    2）视听设备的租赁费。

    3）餐饮开支、宴会及鸡尾酒会开支。

    4）广告宣传费。

    5）会议室等场所租用布置费。

    6）工作人员加班费、小费及其他服务费。

    7）会议活动正常开支。

    （2)隐性开支

    1）管理费用，

    如文具、邮资、电话费、信函的增加开支、旅行过程中的增加开支。

    2）免费登记，会议邀请。

    贵宾无需登记，无需支付食宿费和赠送礼品的费用。

    3）偶然性开支。

    大多数会议计划都会做10％左右的偶然性开支预算。

    4）通货膨胀因素对开支的影响。

    会议计划的时间越长，通货膨胀因素影响就越大，如车船、飞机等运输工具的涨价会影响到会议开支。

    5）保险费用。

    会议期间因时间和地区的不同对所需要保险的项目和保险金额要求不等。

    (3)会议不同阶段的开支

    1）会前各项准备工作费用。

    ① 管理费用：文具邮资、电话服务、办公设备(租金等)、速记服务等各项费用。

    ② 计划费用：组织者的筹备费用、计划费用。

    ③ 与会议相关的资料、简报等费用。

    ④ 宣传费用：资料打印服务、邮资与邮寄服务费用、文娱活动和旅行费用、公关费用等。

    2)会议期间的各项费用。

    ① 管理费用：供应品(大会徽章、会议签到、会议纪念品以及会议小册子)、运输费用、贮藏费用、保卫、设备、保险、速记、职员旅费等费用。

    ② 会议活动费用：演讲者和与会者的费用、设备租金、场地租金、会议用品的购置费用、娱乐费用、餐饮费用、交通费用及其他服务费用。

    3）会后各项费用。

    管理费用：交通费用、运输费用、印刷费用(会议报告和总结)、报告准备费用、邮资、会议评估过程费用。

    提醒您

    对酒店来说，要尽可能与会议组织者协商，利用自己的专业人员来为会议活动服务，如会议宣传资料、文娱活动安排等。

    (4)场地需求

    由于经营会议的酒店客流量较大，不但有住店顾客，还有外来参加会议的顾客，因此，它的厅堂面积比同等普通酒店要大一倍左右，比度假酒店要大30%；餐厅和酒吧的容量又要比上述酒店大10%～50%；购物设施也要比市区、郊区或机场酒店大50%；</p>

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