第二章 营销部运作基础工作（12）

    档案是用以标明特定的约会日期，所以这个日期便写在信函档卷的正面，备忘卡片也依次列入档案。每个月的1日，将卡片分类列在该月份预订约会日期的后面。月底时，将使用过的卡片放到后面，再换新月份的卡片，如此下去，12个月周而复始。

    每天早上，营销秘书的第一件事是取出当天要用的备忘卡片，再抽出相关的信函档卷，把备忘卡放进档卷里，然后一并放到负责处理此事务的营销人员的办公桌上。营销人员依照备忘卡及有关记录进行工作，事后应签名并退回备忘卡，以备营销秘书进行事务处理。

    2.工作卡

    有些酒店备有一种通用工作卡，它可以摘要记述已经处理的个别会议事务，一目了然，使营销人员无需查阅档案。这种卡片的尺寸通常是3mm×8mm。

    卡片记事非常简明，营销人员只要看一下便可知道本年度某一特定时间可能有的业务、某一特定的营业额、某一特定地区的市场情形。

    这些卡片上一般应注明以下资料：团队机构的名称，主管人员的姓名、地址及电话号码，会议的规模及日期以及对于此次生意所作的推销过程。这些方面的说明要力求简洁。横在卡片顶端的是月份的标记，表明该团队举行会议的月份。在月份标记上可以附一个彩色的小型金属标签，只要一看就可在全套卡片中抽出某一月份的卡片。

    3.档案目录卡

    营销部还可备一套档案目录卡，依文档室的文档名称编目。营销人员只要一看卡片就可知道有没有某一机构团队的文档资料。

    4.邮寄名单

    用于个人推销、宴会推销以及会议推销的最新且正确的邮寄名单是非常必要的。酒店应当定期检查这些邮寄名单，使其具有时效性，因为过时的姓名、地址对于任何函件都将无效果可言。

    5.房间用途登记簿

    营销部门在营运中，最好备有房间用途登记簿，因为，没有这种登记簿就无法进行有效的计划与预订。有些酒店拥有大量的多用途房间，例如商务会议房。如果没有一本房间用途登记簿，酒店对这种生意就不可能做到有效的管理。

    当然，酒店也可用活页纸每天进行登记。具体方法为：

    列在纸页左边的是各种可用于进餐、开会或其他任何用途的房间。依据这些房间的使用频率，每一房间栏下应有六行空白，用以登记同一天的用途，如早餐、上午集会、午餐、下午集会、晚餐以及夜间用途。活页纸上方横行项目为：机关或个人姓名、用途的种类、时间、出席人数、价格、预订人、设计人、负责人的地址及电话号码、备注。临时的登记可用铅笔，业务已确定的事项则用墨水笔。

    6.顾客记录

    不管酒店规模的大小，建立顾客记录系统应视为推广个人业务的最有价值的方法。顾客记录的建立与运用有几种方式或系统，但是即使最小规模的酒店营运也可按照某种简单的方法制备值得运用的顾客记录系统。

    (1)记录的内容

    顾客记录要记录有关顾客个人的详细资料，其中包括他们每次来酒店的投宿情况、住的房间、付的房租，以及他们对某一类型的膳宿的偏好、对娱乐与运动的爱好。

    (2)顾客记录系统的运作与应用

    1）登记卡。

    登记卡是柜台使用的一种顾客记录工具，其背面记载着顾客的来店时间、租用的房间、聚会人数及附注。附注栏中注明处理订务的员工姓名，通常附带说明顾客的信用资料。由于这是顾客记录系统中最简单的一种，所以非常流行。</p>

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