第五章 项目沟通管理（9）

    题而采取的改进措施，它应包括对项目目标在工作范围、质量、成本、进度计划等方面是否受到威胁以及采取了哪些改进措施作出说明

    6在下一个报告期内期望达到的里程碑这些目标要与最新商定的项目计划一致

    进展报告中的所有信息对于读者来说都不应该是陌生的。例如，所有发现的问题在准备书面进展报告之前可能已经过口头讨论了。

    (2)最后报告

    项目的最后报告通常是项目总结。它不是进展报告的累积，也不是对整个项目过程中所发生事情的详尽描述。最后报告的主要内容有：

    1）客户的最初需要。

    2）最初的项目目标。

    3）客户的最初要求。

    4）作为项目结果，客户的实际收益和预期收益的对比。

    5）初始项目目标实现的程度。如果没有实现，应附有说明。

    6）项目的简要描述。

    7）今后的考虑。这部分内容是为提高或扩大项目成果，客户在将来可能考虑的活动。例如，若该项目是建造一座办公大楼，今后要考虑的事情可能是要增建停车场、健身中心等。

    8）一张载明提供给客户的所有交付物的清单(设备、原材料、软件、图样和报告等文件)。

    9）一个系统或设备最后通过测试的测试数据，在此基础上客户应当接受该项目结果。

    2准备有用的报告

    要准备一份有用和有价值的项目报告，必须充分考虑以下要点：

    (1)报告要简明

    不要试图以数量来打动报告接受者。报告的长短并不等同于项目的进展或成果，报告简明扼要，才会获得更多的阅读机会。

    (2)所写的和所讲的要保持一致

    应当用短句和容易理解的句子表达思想，不要用复合句、复杂冗长的句子。段落很长会使读者跳读，致使其错过重点。应当使用简单的语言，不要用读者不懂的术语或缩写词。

    (3)在报告中和每一段中应当先写出最重要的论点

    有些读者有一种倾向，他们只读每一段的第一句话，然后一扫而过。

    (4)多用图解

    如果可能，就用图，如图形、图解、表格或图片，但不要把图表做得太烦琐。每张图表只需有一个概念或论点，最好用几张清楚的图表来说明几个问题，而不是把它们凌乱地画在一张图上。

    (5)注意格式

    报告应该是公开的、吸引人的，并以一种读者容易理解的方式组织起来。

    六、项目文件及变更控制

    1项目文件的形式

    在项目期间，除了项目报告外，许多其他的文件可能由项目团队或者客户提供，如为建造一栋房子而绘制的图样。项目文件可以是文本、图样、表格、一览表、手册、图片、录像带或软件。它们可以在一张大纸上，如一张工程制图或蓝图，也可以在一张计算机软盘或光盘上，如一个文件或软件。

    2项目文件的修改管理

    项目文件可能会由于客户或项目团队的原因进行了变更。有些变更很小，有一些则变更较大，会影响项目工作范围、成本和进度计划。所有这些变更必须以书面文件提交给客户，而客户必须在订购所需的原材料以前同意这些变更。

    在项目的整个过程中，各种项目文件应针对变更作出修改。对项目团队来说，了解哪一个项目文件是最新版本是很重要的，因为这样才能根据最新信息和文件正确执行他们的工作。例如，如果建筑师刚做了改正，要改动内墙的位置，那么买方就会不希望建设方再使用过去的图样。

    在每种文件的每页上都记下以下内容是一个好习惯：

    最近修改的日期；

    修改的顺序号；

    变更人姓名的开头字母。

    实例

    为办公室布置用的平面图，其右下角的注释应指明：

    rev?4，12／29／07，lj

    这表明最近一次平面图的修改是第4次修改，修改日是2007年12月29日，由李杰修改。

    3将最新文件发到项目成员的手中

    与及时记录文件修改版次和日期同样重要的是，最新文件应及时发到有关项目成员的手中。当文件已做了更改，最新文件必须立即发送给工作将受到影响的项目团队成员手中。

    提醒您

    在项目早期，应该与相关方就有关变更方式形成文件并达成协议。

    项目经理必须审慎，在不知道变更是否需要增加额外的工时的情况下，不能随便同意变更。因为如果客户不同意支付额外的工时费，而必须由承约商承担这部分成本，那么某项任务或项目的成本就可能超支。

    当分发修订过的文件时，应附上一张便条，说明对以前文件所做的改动。这将有助于人们接受文件，他们不必去比较新文件与原文件，从中找出更改之处。如果一个文件仅是稍作修改，只需分发做了更改的那几页；如果变更很大时，那就应该分发重新修订的整个文件，而不只是所更改的那些页码。

    ?

    探究?思考

    1项目沟通管理的对象和内容是什么？

    2项目沟通管理体系有哪些内容？

    3项目沟通有哪几种方式？

    4作为项目经理，应当如何进行良好的沟通？</p>

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