第五章 项目沟通管理（8）

    第三，准备一个演讲提纲。只有在列出提纲之后，你才能写出讲稿。可以反复阅读提纲，但不必死记硬背。

    第四，使用听众听得懂的简单语言。不要用听众可能听不懂的术语、缩略语、专业的或复杂的技术性术语；不要试图通过词汇能力来打动听众。

    第五，准备一些在演讲时备用的或要参考的便条或最终提纲。

    第六，准备直观教具并进行测试。确保在演讲的房间里从最远处都能看清的直观教具。如果会议要在一个很大的礼堂召开，应确保直观教具足够大。

    提醒您

    直观教具如图形、图解和表格等必须简单，不能太繁杂——文字内容不能太多，图解不要太详细。每张图表或幻灯片中只应有一个主题。

    第七，事先准备好视听设备。投影仪、幻灯机、麦克风、放讲稿的小台架，都应事先确保能正常使用。

    第八，当会议室无人使用时，应当进去感受一下环境。站在要发言的位置上，试一下投影仪和麦克风。

    2演讲过程

    演讲过程中感觉有点紧张是难免的，所有的演讲者都会有这种感受。但请记住，对于演讲的内容，你比听众要清楚得多。这一点可以帮助你消除紧张。演讲过程中一定要记住如下要点：

    (1)要熟知开场白

    开头几句话是关键，要清楚明确。要以自信和轻松的方式表达出来，与听众建立信任。如果开场白就讲得很拙劣，那么听众可能就会失去听下去的兴趣。

    (2)演讲时使用3-t方法

    首先，告诉听众你要讲些什么(你的概要)；其次，讲给他们听(你讲的主要内容)；最后，告诉他们你讲了些什么(你的总结)。

    (3)面对听众，不要对着演讲稿

    要尽可能与听众保持较多的目光接触，尽量不要看演讲稿。

    (4)讲话要清楚、自信，不要讲得太快或太慢

    讲话要用短的、易于理解的句子，不要用长的、复杂的、不连贯的句子。在一个重要论点之后或转向一个新的论点之前，要适当停顿。适当地运用语音变化有助于陈述观点，使你的讲话不会显得单调。

    (5)适当地运用手势、面部表情和身体语言

    不要老站在一个地方，要适当地多走动，但讲话时一定要面对听众，永远不要背对听众讲话。例如不要站在你的直观教具前面，不要站在阻挡你的听众观看投影仪屏幕、幻灯机或其他教具的位置。

    (6)有逻辑，有节奏地演讲

    按逻辑推理讲述主题，以此建立起听众对演讲的兴趣，逐步加快讲话的速度。

    (7)始终围绕主题

    提纲中要列明你的要点，不要离题或偏离主题，否则将浪费时间，并使听众感到迷惑不解。

    (8)讲要点时要说明前因后果

    陈述要点时，向听众解释它们为什么重要。

    (9)注意总结

    陈述完一个观点后，要进行总结。

    (10)知道你的结束语

    结尾和开头一样重要，结尾要紧扣演讲的目的，要以有说服力和自信的方式结束演讲。

    (11)在适当情况下，留出时间与听众交流

    如果是在小会议室召开的一个面对客户的演讲，最好是把客户引入讨论中，以了解他们的看法。

    (12)回答问题时，要真诚、率直、有信心

    如果你不知道答案或不能泄漏答案，不妨说实话。回答问题时，不要有防御心理。

    五、做报告

    项目经理必须事先确定报告的类型、内容、格式、报告期和分发方式，这些一般应当在合同中指明。

    有些报告可能是为许多受众做的，因此了解谁将收到报告副本是很重要的。

    写报告要以读者而不是写报告的人作为出发点。因为受众差别很大，包括对项目非常了解的人，也包括仅从他们收到的定期报告中知道一点内容的人。另外由于收到报告的人技术水平不同，一些人可能不理解某种技术语言或术语。

    1项目报告的类型

    (1)进展报告

    提醒您

    进展报告不是活动报告，不要把具体的活动事项与进展或成果相混淆。客户特别感兴趣的是项目的完成，即为完成项目目标取得了哪些进展，而不是项目团队正忙于哪些活动。

    1）项目进展报告的准备人员

    有关项目进展的报告可以由项目团队成员为项目经理或他们的职能经理(在矩阵组织中)准备，或由项目经理为客户准备，或由项目经理为高级管理层准备。

    2）项目进展报告的时段

    进展报告通常针对一个特定的时段，称为报告期。这个时段可以是一周、一个月、一个季度或对项目来说合适的其他时间段。大多数进展报告仅包括在报告期间发生的事情，而不是自项目开始以来的累积进展。

    3）项目进展报告的内容

    项目进展报告的内容包括以下几点，见下表：

    序号细目内容

    1自上个报告期以来的成果应该指明已达到的关键项目里程碑，也可能包括为项目工期设定的特定标的完成(或没有完成)报告

    2目前项目的执行情况有关成本、进度和工作范围的资料要与基准计划进行比较

    3解决以前发现的问题的进展如果在前期进度报告中提出的问题没有取得进展，应该说明原因

    4自上次报告以来存在的问题和潜在问题问题包括：

    1.技术问题，如模型不能工作或测试结果与期望不一致。

    2.进度问题，如由于一些任务的完工时间比预期的长、原材料运输延迟或天气不好导致建设延期。

    3.成本问题，如由于原材料成本比原来估计的要高、完成任务耗用的工时比预计的要长而产生成本超支。

    5计划采取的改进措施详细说明在下一个报告期内为解决每一个潜在问</p>

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