第五章 项目沟通管理（7）

    在项目开始时，对于由谁、在什么时候召开问题解决会议以及采取纠正措施所需权限的大小等问题，项目经理和项目团队应当设立准则。

    (3)技术设计评审会议

    技术设计评审会议包括设计阶段的项目，如信息系统项目，需要数次技术设计评审会议，以确保客户同意或批准项目承约商提出的设计方案。

    大多数技术性项目一般采取两种设计评审会议：

    1）当承约商已经完成了最初的概念说明、图形或流程图后所进行的最初设计评审会议。该会议的目的是，在承约商订购交货期较长的原材料之前，获得客户对设计方案符合技术要求的批准(不致延误项目进度)。

    2）当承约商已经完成详细的概念说明、图形、流程图和报告格式等事项后所进行的最终设计评审会议。该会议的目的是在承约商开始建设、装配和生产项目交付物之前获得客户的批准。

    2有效地召开会议

    在会前、会中和会后，召集或主持会议的人可以采取多种措施以确保会议是有效的。

    (1)会前

    1）确定会议是否真正必要或者另一种方式，如电话会议是否更适合一些。

    2）确定会议的目的。例如，该会议是为了交流信息、计划、收集情况或意见、制定决策、解决问题，还是为了评估项目进展情况。

    3）确定谁需要参加会议，说明会议目的。参加会议的人数应是能达到会议目的的最少人数。受邀参加会议的人应该知道为什么邀请他们参加。

    4）事先将会议议程表分发给与会者。

    议程表

    议程表的内容应包括：会议目的、主题(各项细目应按其重要性大小列出，以确保最重要的细目提前进行)、每个主题的时间分配及谁将负责该主题、发言或主持讨论。

    与客户进行项目评审会议的议程表如下表所示。议程表应附有与会者在会前需要评审的文件和资料。并且必须在会议前留出足够的时间，以便让与会者做好充分准备。一些与会者则需要收集和分析数据、准备演讲或分发材料。

    与客户的项目评审会议议程

    时间主题责任人

    8：  00

    8：  15

    10：  00

    10：  15

    11：  45

    12：  00

    13：  00  开会评论

    技术评审

    ?系统设计

    ?培训

    ?安装计划

    休息

    项目进展情况

    ?进度

    ?成本

    决策及行动细目

    讨论(午餐盒饭)

    休会李×× ××

    王×× ××

    罗×× ××

    彭×× ××

    李×× ××

    李×× ××

    5）准备直观教具或要分发的材料。图形、表格、图解、图片和实体模型都是有效的直观教具，这些材料常常使讨论集中于一点，防止产生误解。

    6）安排会议室。会议室应足够大，不会让人们感到拥挤或不舒服。座位的布置必须使所有与会者都能看到屏幕，促进其参与讨论。选用的直观教具和附件(投影仪、屏幕、录像机、翻转图表、黑板)都应放在会议室内，并在会前对这些设备的工作状况进行检查。如果会议时间很长，还可备些点心。例如，为了使会议讨论在工作午餐之后继续进行，可以提供盒饭。

    提醒您

    在某些情况下，会议室上应明确标出“项目室”，表明在这里召开项目会议，或项目团队成员在这里碰头，进行讨论。有时这种项目室的墙上贴有项目计划、进度计划、进展情况图和系统图解等，以供全体项目团队成员参考。

    (2)会议期间

    1）按时开会。会议按时召开，人们就会养成按时到达的习惯，以避免在会议进行中因迟到打断会议的尴尬。

    2）指定记录员。必须指定人员(最好在会议前)做记录。记录应该简明扼要，能够概括决议、行动细目、任务分派和预计完工日期。过于详细的会议记录在记录和以后查阅时都很麻烦，因此应当避免。

    3）评审会议的目的和议程表。这些内容要简洁，不要长篇大论。

    4）主持而不支配会议。项目经理不能主导所有的讨论，而应鼓励与会者积极参与讨论。

    (3)会后

    在会后24小时之内公布会议成果。总结文件应该简洁，如果可能，应尽量打印在一张纸上。总结文件应该明确所作的决定，并列出行动细目，包括谁负责、预计完工日期和预期的交付成果。同时，可以列出参加和缺席的人员。

    将会议成果分发给所有被邀请参加会议的人员，无论他们是否到会。

    【实例】

    行动细目表

    行动责任人时间

    1．评审系统要求文件李×××6月15日

    2．安排与客户的评审会议王×××6月16日

    续表

    行动责任人时间

    3．将对计算机的订单从20改为25彭×××6月25日

    4．评价数据输入的条形码和光学特征辨认系统罗×××6月25日

    四、正式的演讲

    项目经理和项目团队成员常常需要发表正式的演讲。听众可能是客户组织的代表、项目组织的高级管理层、项目团队本身或公众，也可能是一个人(客户)或是几百名与会者；演讲可能持续10分钟，也可能持续1个小时或更长的时间；主题可以是对项目的总体看法、项目目前的进展状况、威胁项目目标成功实现的一个严重问题——如预计的进度计划延误或成本超支，还可以是试图说服客户扩大或改变项目的工作范围。

    1为正式演讲做好准备

    在正式进行演讲前，应做好以下准备工作：

    第一，确定演讲目的。是通知还是说服，例如，你是想让听众了解项目，还是想让客户同意在项目工作范围上所建议的变更。

    第二，了解听众。了解他们的知识水平以及对主题的熟知程度，他们的职位是高级经理和关键决策制定者呢，还是你的同事。</p>

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