第五章 项目沟通管理（6）

    (4)书面沟通要求

    备忘录和信件必须清楚、简洁，不能是长篇大论或是与主题无关的内容。

    二、有效倾听

    有效沟通的一半是倾听，不会倾听则会使沟通失败。

    1影响有效倾听的障碍

    下面是一些有效倾听的常见障碍：

    (1)假装倾听

    你也在听和想，但是思维的速度比一般人的语速快。这将导致你感到厌烦或只想着如何应付了事。

    (2)注意力分散

    如果你想做其他事情，而有人正在跟你讲话，那么你就不能集中精力倾听。身旁经过的人或窗外发生的事情也容易分散注意力。

    (3)偏见和固执

    只听你支持的观点而拒绝你不同意的观点是一种选择性的倾听。倾听中的偏见也可能来自对陈述者服饰、相貌、语调或特殊习惯的感觉。

    (4)不耐烦

    如果你急于让讲话者进入主题或等待机会打断其发言，你就听不进去讲话者在讲什么了。

    (5)急于得出结论

    如果你在陈述者还没有结束讲话时就急于对他的陈述下结论，就无法静下心来听他所讲的内容了。

    2提高倾听技巧的建议

    (1)集中精力听

    看着讲话人会帮助你集中精力，并且观察讲话人的身体语言。

    (2)积极主动地倾听

    积极地向陈述者提供语言或非语言性的反馈信息。这包括身体语言（比如点头表示同意所讲的内容、微笑或表示注意的前倾）和不要求陈述者回答的语言评论（比如“很有意思”，“我明白了”）或对陈述者的言语进行解释（比如“你所说的是……”或“你的意思是……”，这种解释将会给陈述者消除误解的机会）。

    (3)提问

    当你想要澄清陈述者所讲的事情或获得关于此事更多的信息时，可以提问，如“关于那件事，你能多告诉我一些吗?”

    (4)不要打断

    当一个人在讲话时，应听清整个思路或在适当的间歇提出问题或评论。在一个人提供完信息之前，不要打断或转换主题。

    三、会议沟通

    会议是促进团队建设和强化团队成员的期望、重要性以及对项目目标投入的工具。

    1项目会议的类型

    项目管理沟通中有三种最常用的项目会议：

    (1)情况评审会议

    1）参加人员。

    项目情况评审会议通常由项目经理主持或召集，会议成员一般包括全部或部分项目团队成员，以及客户和项目团队的高级管理人员。

    2）会议目的。

    会议的基本目的是通知情况、找出问题和制定行动方案。

    3）召开时机及频率。

    项目情况评审会议应该定期召开，以便早日发现目前的和潜在的问题，防止危及项目目标实现的意外情况发生。例如，项目情况评审会议在项目团队中可以每周召开一次，与客户进行的项目情况评审会议的周期可以长一些，如每月一次或每季度一次，这完全根据项目的工期和合同要求而定。

    4）会议主题。

    每次项目情况评审会议需要讨论的主题如下表所示：

    序号主题说明

    1自上次会议以来所取得的成果明确已实现的关键项目“里程碑”，并检查以前会议活动细目的执行情况。

    2

    3

    4

    5

    成本、进度计划和工作范围

    进展情况进展情况应该与基准计划加以比较，并且必须以已完成任务和实际支出的最新信息为基础。

    趋势项目执行过程中要明确好的或不好的趋势，即使一个项目已经超前了几天，但是前几周计划进度忽略了的事实表明，现在必须采取纠正措施，以免项目无法在规定日期完成。

    预测根据目前的进展情况、趋势和要完成的项目任务，检查预测的项目完工日期和项目完工成本，并把它们与项目目标和基准计划进行比较。

    差异明确有关项目工作和项目任务的成本和进度的实际进展与计划进展的所有差异。这些变化可能是正面的，如提前完成计划；也可能是负面的，如已超出了完成工作所给定的预算金额。负面差异有助于准确地找出目前的问题和潜在的问题。应特别注意一些负面差异正进一步扩大的项目。

    续表

    序号主题说明

    6纠正方案在某些情况下，找出问题和潜在问题的纠正方案是在情况评审会议上产生的。例如，获得客户或管理人员的批准，继续购买某种原材料；获得加班授权，以便使项目赶上进度。还有些情况则要求单独召开解决问题会议，  由有关的项目团队成员提出纠正方案。

    7改进的机会这应该与问题及相应的纠正方案一同确定。例如，项目团队的成员指出，使用另一种材料或设备也可以满足技术指标，而这种材料或设备实际上比原计划要用的那种便宜；或者团队成员建议，通过采用现有的计算机软件或稍加改动，而不是开发全新的计算机软件，可以节省大量时间。

    8行动细目分配具体行动细目应予确立并分配给具体的团队成员。对于每一项行动细目，必须注明负责人及预计的完工日期。完工期应当由行动细目的负责人进行估计。因为开会时，一旦作出了承诺，就要竭尽全力地按时完成。

    5）注意事项。

    项目经理需要通过与项目团队成员的单独沟通，核实在情况评审会议上的讲话内容。同时，项目经理应该要求查看有形产品或交付物，如图样、模型或报告。这不仅能证实项目的完成情况，而且还能表明项目经理对每个人的工作都感兴趣，承认个人工作对成功完成项目目标的重要性。

    (2)问题解决会议

    当项目团队成员发现问题或潜在问题时，应立即与有关人员召开一个问题解决会议，而不是等到情况评审会议上解决。</p>

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