第五章 项目沟通管理（3）

    可以影响项目的沟通技术的因素如下表所示：

    序号    因素类别问题点

    1对信息需求的迫切性  项目的成败是否取决于能否即刻调出不断更新的信息，还是只要有定期发布的书面报告就足够了

    2技术是否到位已有的系统能否满足要求，还是项目需求足以证明有改进的必要

    3预期的项目人员配备  所建议的沟通系统是否适合项目参加者的经验与特长，是否需要大量的培训与学习

    4项目时间的长短现有技术在项目结束前是否有变化的可能

    3）制约因素。

    制约因素是指限制项目管理团队选择的因素。例如，如果有大量的项目资源需要采购，就要更多地注意合同信息的处理。

    当项目按合同实施时，往往有影响沟通规划的具体合同条款。

    4）假设。

    为了项目规划目标的准确性，考虑假设因素时必须有科学性、真实性和肯定性。例如，如果一个项目不能确定关键人物的到场日期，那么，项目团队可以假设一个具体的开始时间。假设通常包含着一定程度的风险。

    (2)项目沟通计划的结果

    沟通计划的结果是制订一份沟通管理计划。根据沟通管理的要求，一个完整的项目管理计划中应包括如下内容：

    1）文件保存方式。沟通计划中应当首先明确信息保存方式、信息读写的权限，明确各类项目文档、辅助文件等的存放位置及相应的读写权限。在项目实施中，可以采用vss进行文档的统一管理，建立相应的目录结构。这样用于收集和保存不同类型的信息，进行统一的版本管理。

    2）沟通列表。它是存放项目干系人的联系方式，如开发成员、客户、高层领导、系统支持、顾问、行政部等。记录他们的座机、手机、职能等，做到简洁、明了。再加上某些特殊人员的标注，如说明各顾问所擅长的领域等。所有相关人员通过这个列表可以做到将项目涉及人员的资料了然于心。

    3）工作汇报方式。

    明确说明项目组成员对项目经理、项目经理对上级及相关人员的工作汇报方式、准确时间和形式。比如，项目经理的项目可以采取每周报告的方式，即每周五项目组成员提交周进展报告，汇报一周的工作进展状况及遇到的问题，每周一上午项目经理与业务经理沟通后完成项目周报，13∶30召开项目组例会，会后由项目经理向高层经理提交项目周报，每一阶段结束后提交阶段报告。所有文档均应提交至vss统一管理，遇有紧急情况必须通过电话及时沟通。另外，应当规定所有的e-mail必须回复是否收到。

    4）统一项目文件格式。

    使用统一的文件格式是项目标准化管理的一部分，因而必须统一各种文件模板，并提供相应编写指南。

    5）沟通计划维护人。

    明确本计划在发生变化时，由谁进行修订，并对相关人员发送。

    6）各类信息传递方式。

    制订好沟通计划，重要的是如何按照其进行各类信息的传递。

    将项目管理的信息正确传达到相应的人员，是相当重要并有一定困难的，经常发生的情况是信息发送人觉得自己把信息正确传达了，但实际却是信息没有传达到或是被错误地理解了。沟通是双向的，必须保证信息被接收者接到。所有的沟通方式，必须有反馈机制。例如，使用e-mail进行沟通，必须要求接收者简单回复“已收到”作为回应。信息收到后还必须保证理解是正确的。很多信息是传达到了，但却被错误地理解了，产生了大量扯皮的问题。项目经理在沟通管理中对较重要的通知、变更等信息要求通过e-mail进行二次表述。这种表述是在接收方确认自己理解了的同时再去细化或转述，而不是复述，也就是要求信息接收方说明具体明白了哪些问题，打算如何去做，并用e-mail把相关的想法或欲采取的措施传给发送者，让发送者进行确认。

    提醒您

    根据项目需要，沟通管理计划可以是正式的，或是非正式的；可以是极其详尽的，也可以是十分简要的，它是项目总体计划的一个从属部分。计划需经过各部门经理的认可，方可公布，它是执行和控制的有力保证。

    2信息发布

    信息发布涉及向项目干系人及时提供所需信息。它包括实施沟通管理计划以及始料未及的信息需求应对。信息公布应做好信息公布的反馈问题，例如，与公布信息有关项目干系人的签字以及对信息意见的文字记录。

    (1)信息发布的依据

    工作结果；

    沟通管理计划；

    项目计划。

    (2)信息发布的方法

    1）沟通技能，它用于交换信息。发送者要保证信息内容清晰明确、完整无缺，以便让接收者能正确接收，并确认理解无误。接收者的责任是保证信息接收完整无缺，信息理解正确无误。沟通过程有多种方式，包括：

    ① 书面与口头，听与说。

    ② 对内(在项目内)与对外(对客户、媒体、公众等)。

    ③ 正式(如报告、情况介绍会等)与非正式(备忘录、即兴谈话等)。

    ④ 垂直(上下级之间)与水平(同级之间)。

    项目沟通方式

    1正式沟通与非正式沟通

    (1)正式沟通

    指通过项目组织明文规定的渠道进行信息传递和交流的方式。它的优点是沟通效果好，有较强的约束力。缺点是沟通速度慢。

    (2)非正式沟通

    指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。这种沟通的优点是沟通方便，沟通速度快，且能提供一些正式沟通中难以获得的信息，缺点是容易失真。</p>

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