第四章 项目管理控制（5）

    任务关系图

    在下面的“任务与持续时间的类型图”中，有固定持续时间的任务表示在下图的左半部分。不管其所分配的资源的数量是多少，这一任务不能缩短持续时间。例如，召开一个4小时的、有10人参加的会议，无论有8人参加还是有12人参加，会议持续的时间将仍然是4小时。

    下图的右半部分显示的是依据努力程度而进行的任务。右图中的阴影部分描述了有关持续时间的变化。更长的那一部分阴影显示的情况是分配给任务的资源不足。例如，某人被分配的任务占总时间的50%，若所给的资源不足，那么，任务持续的时间就会更长。任务框之上的那部分阴影表明若分配给任务的资源更多，那么任务就会在较短的时间内完成。例如，给某项任务分派两个人，就能将任务的持续时间缩短一半。

    任务与持续时间的类型

    (3)分配进度表中的资源

    将资源分配情况引入进度表，是通过把适合的技能与任务的需求进行匹配来完成的。

    所分配资源的数量决定了任务所持续的时间。每增加一项资源就会缩短任务的一部分持续时间。通过分解大型项目的可能需要，可以达到更好地控制和对资源的充分利用。

    资源分配时，要遵循以下四个原则：

    1）最少给每项任务分配一项资源，并使该资源能在任务中得到充分利用。

    2）分配给各项任务的相似的资源工作以相同的时间，以确保达到最好的效果。

    3）确保资源是依名称进行分配的，而不是依技能进行分配的，以具体确认谁在负责这项任务。

    4）确保至少每月用现行的资源情况来更新一次进度表。

    五、项目进度的追踪与监控

    进度控制主要是监督进度的执行状况，及时发现和纠正偏差、错误。在控制中要考虑影响项目进度变化的因素、项目进度变更对其他部分的影响因素以及进度表变更时应采取的实际措施。

    1项目进度报告

    项目进度报告是项目进度控制中的最重要的常用文案，它是项目经理在项目进展到一定阶段时所制作的、用于总结前一时期项目进展中成功经验和失败教训的控制性文案。

    (1)项目进度报告的内容

    项目进度报告应当包括以下几方面的内容：

    项目概况；

    项目进展情况；

    存在的问题；

    对存在问题的处理与解决措施。

    (2)项目进度报告的编写

    项目进度报告的编写原则及其简要说明见下表：

    项目进度报告的编写原则

    编写原则简要说明

    报告要简明报告应当尽量使用短句和易于理解的语言，报告简明才会有更多被阅读的机会，并且可节约时间、人力和物力。

    报告内容和形式

    要保持一致应根据报告内容选择报告的模式和语言，书面报告应易读、易于理解。

    要多采用图表进行表达图表是项目管理的工程语言，  图表易于说明问题，并且直观、易于理解。

    报告对象和方式要一致报告的内容和对象不同，所采取的方式也不尽相同。

    2运用项目管理软件

    目前项目管理软件正被广泛地应用于项目管理工作中，尤其是其清晰的表达方式，在项目时间管理上更显得方便、灵活、高效。在管理软件中输入活动列表、估算的活动工期、活动之间的逻辑关系、参与活动的人力资源、成本，项目管理软件可以自动进行数学计算、平衡资源分配、成本计算，并可迅速地解决进度交叉问题，也可以打印显示出进度表。项目管理软件除了具备项目进度制订功能之外，还具有较强的项目执行记录、跟踪项目计划和实际完成情况记录的功能，并能及时给出实际和潜在的影响分析。</p>

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