第九章 向制度要效益，做好行政与内部管理（6）

    第一章   总则

    第一条   为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。

    第二条   本规定中的办公用品包括：

    公司给员工个人配置的通信工具、办公桌椅和员工日常工作所需的办公文具。

    公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。

    公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。

    公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。

    第二章   个人办公用品的管理

    第三条   公司行政部须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。

    第四条   员工日常办公用品的领用，公司员工领用办公用品必须到行政部填写“办公用品领用登记簿”。公司员工应当自觉爱护公司财产，节约使用办公用品。

    第三章   部门办公用品的管理

    第五条   除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。

    第六条   部门申请购买办公用品的程序

    第一步：部门经理填写《办公用品申请表》。

    第二步：将申请表交予公司行政部。

    第三步：行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准，上报董事长。

    第四步：董事长签核。

    第五步：行政部将申请结果及购买方式或地点反馈给各部门经理。

    第七条   部门办公用品领用之后，由部门经理分发办公用品给指定使用人，如使用人更改，部门经理需要到行政部变更记录。

    第四章   公共办公用品的管理

    第八条   公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。

    第九条   公司所有员工应当爱护公共办公用品，避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。

    第十条   员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部报修。

    第五章   附则

    第十一条   公司根据办公用品使用人追究损坏赔偿责任。

    第十二条   行政部对各部门使用的办公用品，具有监督管理的职责，发现有浪费行为予以制止，并按办公用品的实际成本在当事人工资中扣除。

    第十三条   本规定由公司行政部负责解释，自颁布之日起实施。

    虽然办公用品看似不值多少钱，但公司每年采购的办公用品总数也是花费不菲的。做好办公用品管理，节省一切不必要的开支。

    167.办公档案与资料管理方法

    （1）办公档案管理工作流程与标准

    档案收集→档案鉴定→分类整理→保管维护→档案利用→档案更新→档案销毁

    ①档案收集鉴定

    企业应该根据实际情况，制定归档文件的范围。在归档中应该收集齐全文件的定稿、正本和有关材料，保证档案的完整性。在档案文件的收集过程中，应该确定材料的利用价值。

    标准：及时、完整。

    ②档案保管维护

    整理的基本任务是把需要保管的档案进行分类、组织和编目，使其组成完整体系，固定下来。整理后的档案应采取安全保护措施存放，维护档案的完整，延长档案的寿命。

    标准：合理、正确。

    ③档案存档销毁

    销毁文件要进行登记，即编制“档案销毁清册”以备查考。它由序号、案卷或文件题名、年代、目录号、卷号或文号、卷内文件数、原保管期限、销毁原因、备注等组成。经鉴定准备销毁的档案应报领导批准，经批准后方可销毁。

    销毁档案时，必须指派专人对照“档案销毁清册”检查档案，准确无误的，方可销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和日期，并签名盖章，方算完毕。

    （2）资料管理流程与标准

    收发文件→整理文件→处理文件→分发文件→收集资料→分类整理→移交文件→归档→提供查阅→定期清理

    ①处理收发文件

    接受外部文件资料和寄出内部文件资料，行政部都要进行整理和处置，对文件资料的内容报上级领导审批，并对收发的文件资料进行分发。在收发过程中一定要保持及时、准确。

    ②收集分类

    行政部人员需定期对文件资料进行收集、分类整理，收集到的资料一定要适用，分类也要明确。

    ③移交文件

    对分类的文件按照要求移交至各部门处理。

    ④归档

    接受整理好的文件资料后，各部门需对其进行编号装订、归档，并要做好资料登记记录。

    ⑤定期清理

    归档后的文件可为员工查询服务，以便急需时用。对于过期的文件也要及时清理。

    某控股有限公司的总经理陈大海这几天一直在郁闷，就因为前几天公司资料管理上出现严重的纰漏，行政人员在对文件资料进行电脑收集、分类整理的时候，将所有客户的资料，包括联系方式、地址等全部混淆了。这样无法准确联系客户，也无法将产品准确发往客户所在地。陈大海将公司上下每个员工训斥了遍，决心出台公司档案与资料管理的相关流程和标准，并张贴在公司宣传栏上，以儆效尤。

    公司的运行其实也是文件资料的运行，做好档案与资料管理，有利于公司开展良好的业务，并维系内部的稳定。

    168.考勤，你我他一个都不能少

    考勤不但是企业给职工发放月薪、奖金福利的依据，也是职工能否拿到应得工资的依据，因此考勤的准确与否显得尤为重要。如下是某公司考勤制度的参考范例：

    第一章   总则

    第一条   为了加强劳动纪律和工作秩序，特制定本制度。

    第二章   公司作息制度

    第二条   公司上班时间为8：00～12：00，13：00～17：00（可分为夏季、冬季作息时间）。

    第三章   工作制

    第三条   公司实行每天8小时标准工作制，每周工作5天，周工作时间为40小时。</p>

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