第九章 向制度要效益，做好行政与内部管理（5）

    ④送审。将经过审核无误的文稿报送有关领导审批签发。

    ⑤签发。指领导人对拟以本单位或本部门名义发出的文件送审稿签署表示核准的意见。

    ⑥定稿。定稿是文件的标准稿本，是进行发文登记和缮印的依据。经过多次草拟形成的文件最后一稿并有领导审批签发的才为定稿。

    ⑦发文登记。文件在签发之后及发出之前必须进行登记，编发文号，记载发文范围、印制数量及发出方法等，以备查找。

    ⑧缮印。缮印是指对外发出的文件，根据领导签发的定稿，经过缮写、打字或印刷而制成的正式文本。

    ⑨用印。是指在制成的公文上加盖单位印章。

    ⑩分装、投送。是指文件印成后按发文登记的范围进行分发和装封。

    发文标准：情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨；核稿及时准确；投送及时迅速。

    做好文件收发管理非常重要，公司因为丢失公文导致丧失客户资料的案例比比皆是，因此看似小的事情也要多加注意。

    165.公司印章与证照管理

    （1）印章刻制流程

    提出申请→审批→委托书→核对刻制→检查验收→印模备案→用印

    （2）印章刻制标准

    ①印章刻制申请

    程序：经总经理批准，行政部按公司规定要求制定印章草案。然后，行政部凭借介绍信到公安机关办理登记手续。公安机关通过对介绍信的审核和真实情况的核查，决定是否审批。

    申请标准：申请内容准确、及时。

    ②印章刻制

    程序：持公安机关的批准证明、公司委托书和印章草案，委托制印机构刻制。承制印章的社会机构接到证明书、委托书及印章草案后进行核对，核对无误方可进行刻制。

    刻制的标准：刻制真实、准确。

    ③印章检查验收

    程序：印章刻制好以后，制印机构通知公司，行政人员去制印机构检查、验收，合格后取回。取回后，要先将印模交给当地公安机关备案，然后行政部门可以按照规定使用印章。

    检查验收标准：准确无误、真实。

    （3）印章使用的工作标准

    ①提出印章使用申请

    员工在使用公司印章之前，要先填写印章使用申请表。申请表填写后，把申请表和需要盖章的文件一并交给行政部门。行政部门接到申请表后，审核确定符合用印规定后，送交总经理审批。

    ②用印

    总经理审批后，行政部应在用印登记簿上进行登记。一般登记的项目有：用印的目的、文件名称、编号、签发人、领用人、盖印人等。用印时，如果有不明确的情况，应该请示相关领导，经核准后才能用印。该职能部门的印章，必须由本部门负责人审核、签名、批准。其次，印章应该加盖在落款的年月日处，印迹要端正清晰。盖完章后，行政部门应通知用印人并对留存的文件立卷归档。之后，用印人就可以取回盖章文件了。

    （4）证照复印流程

    申请复印→审批→复印→登记→存档→领取→使用

    （5）证照复印标准

    ①证照审批

    申请者根据需要提交证照复印申请表，复印申请表注明证照复印的理由。行政人员根据申请者的内容作决定，如果无权作出决定，要向主管提出复印请求。行政经理对证照复印申请表审核过后，对于一般的证明可以审批，对于重要的需交由总经理审批。

    ②证照复印存档

    总经理审批后，行政人员可以开始复印。复印后需要在复印证明登记表上进行登记。登记后，把证照复印的申请表存档，并通知申请者领取证照复印件。

    某有限公司突然接到银行催促还利息的通知，公司顿时炸窝了，因为公司从未在银行融资。公司总经理驱车到银行询问详情，才得知原来公司有人使用公司印章和证照私自办了一家分公司，并以那家分公司的名义向银行融资了50多万元。公司总经理这时才懊恼不已，当初不该忽视了印章和证照的管理。

    印章和证照是公司的重要物品，要妥善保管好，在使用过程中要严格按照流程进行，以免给公司造成损失。

    166.办公用品的管理方法

    （1）办公用品购买申请工作流程与标准

    填写办公用品需求单→统计→递交购买清单→审批→询问价格→审批→购买

    ①填写办公用品需求单

    各部门根据需求填写办公用品需求单，行政部门统计需求。

    标准：办公用品的实际需求量。

    ②统计

    行政部汇总并整理出办公用品购买清单。

    标准：各部门的实际需求。

    ③询问价格

    行政部要对价格进行分析比较，确定至少3家供货商。

    标准：性价比合理。

    ④财务部审批

    财务部审批后确定最终的供货商。

    标准：审批程序应该符合公司规定。

    ⑤购买

    供应商提供办公用品，行政部提货验收。

    标准：一定要保证质量，严格验收。

    （2）办公用品购买工作流程

    请购单→制定物品采购计划→选供应商→选购商品→洽谈价格→验收物品提货→入库

    ①采购计划

    企业职能部门根据本部门办公用品的使用情况，递交《办公用品请购单》，并制定采购计划。

    采购的标准：必须要合理、及时。

    ②选购物品

    行政部比较各供应商的报价，选择合理的物品。

    选购的标准：一定要保证质量。

    ③洽谈价格

    行政部门在进行价格洽谈时，一定要确定合适的价位。

    标准：尽量使成本达到最低。

    ④验收入库

    对所购买的产品进行验收，然后入库。

    标准：一定要及时有效。

    这是某公司办公用品管理制度的范例。

    ××公司办公用品管理制度</p>

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