第5章 制作简单的报告（4）

    其实，这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。“内容精简、切中要点，最重要的是能够帮助我快速的做决策”这是詹森访问多位资深主管对于演示文稿内容的要求时，所得到的一致结论。

    你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。如果你是老板的话，你会做出什么样的决定：新产品上市的最佳时机是什么时候？该不该跟随竞争对手降价，还是要逆势操作？

    此外，向老板报告时，要能精确的掌控时间，你要有心理准备，在报告的过程中必定会被打断，老板可能得先接个电话，或是提出一些问题，必须花时间说明与讨论。所以，如果你有30分钟的时间，只要准备10分钟的报告内容，不仅可以避免超出时间，而且可以替老板省下更多的时间，更能显现出你的工作效率。

    如果报告的主题是关于长期的规划，要记住：过去以及未来的90天是最重要的。如果你要制作10页的演示文稿，报告未来一年的年度规划，未来90天的计划应该占9页的内容，需要详细的说明，至于其余的部分只要1页就可以。

    此外，如果你希望得到老板的支持，必须清楚、直接、而且是简明扼要。不要让老板觉得你只是想偷懒，把责任推给老板。举例来说，如果你希望老板支持你的提案，你应该列出已经完成的工作项目，而后提出未来30到60天之内需要老板协助的事项：例如，他可能要参加哪些会议、参加会议的人员有哪些、他需要公开向所有员工宣布哪些事项等等。

    言简意赅固然重要，但是重点突出却是更应该被看重的。有个科学家曾做了这样一个试验，他让一群人观察一头瞎了一只眼睛的大象。他先把这群人分成两组，每组10人，在第一组观察前，他先将大象的眼睛用红布蒙住，然后当着第一组人的面将红布解开，5分钟后让他们分别写出他们所看见的大象的特征。结果所有的人都发现了这头大象是一只独眼象。

    轮到第二组了，这回，科学家并不给大象系任何红布，而是让这组人直接观察，同样是5分钟后，当教授看他们写出的大象的特征时发现只有两人发现大象有一只眼睛是瞎的。

    难道是第一组人比第二组人聪明，善于观察一些吗？不是，只是他们间接地得到了科学家的提醒，科学家用红布蒙住大象的眼睛，首先是将所有人的目光引向了大象的眼睛，这就是第一组人比第二组人有更多的时间观察大象的眼睛；接着，是人们的好奇心的引导，究竟是什么原因要蒙住呢？这就是第一组人产生了看个究竟的想法，故而又比第二组人观察得仔细了些。

    所以，归根结底起作用的是那块红布，而不是第一组的人比第二组的人善于观察。这块红布在这里的作用就是一个突出重点的作用。正是有了这块红布，人们的眼光才集中到了大象的眼睛处，如果你的工作报告能够重点突出，那么你的上司会很容易发现你想要传达给他的信息。

    如果你的重点是工作计划，那么他看后就应该能够很快做出反应，使你们之间得到沟通，促进工作的良性快速发展；如果你的重点是工作总结，那么他看后就能够很快明白你的工作成绩，了解你都有些什么本事，使你的工作成果得到肯定，也是你的上司能够很好地认识你，对于你将来的工作、升迁都大有好处。</p>

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