第八章培养你的好习惯（33）

    为了高效工作，必须建立一个较佳的工作秩序。只有这样，才能减少忙乱，增加单位时间的功效。它既有益于工作，也有利于健康。具体可采用如下方法：

    1．让条理化的工作节省你的时间和精力

    工作无序，没有条理，必然浪费时间。试想，如果一个搞文字工作的人手里资料乱放，本来一天就能写好的材料，找资料就找了半天，岂不费事？

    办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。一位西方的老牌管理者在解释办公桌上的东西是如何堆积起来时说：“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放到办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”问题是东西堆得越来越高，当不能记起下面放的是什么东西时，就开始在资料堆里寻找。这样，时间就浪费到查找丢失的东西上。据统计，有95％以上的管理者都为办公桌上堆满东西而苦恼。

    成功者使办公桌整洁而不乱的办法是：

    把你办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理干净。你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作。

    在你准备好办理其他事情之前，不要把与此无关的东西放到办公桌上。这就意味着所有的工作项目都应该在档案中或抽屉里占有一定的位置，并把有关的东西放到相应的位置上。

    要力戒由于干扰或因你厌烦了手头上的工作，而放下正在做的事情去干其他不相干的工作。一定要力求你在结束手头这项工作之前，为它采取所有应该采取的处理措施。

    按规则把已经处理完毕的东西放到适当的地方去。

    2．把自己的工作任务清楚地写出来

    工作的有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多时间管理权威人士都指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来的话，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使个人的能力获得很大的提高。只有明确自己的责任与权限范围，才能摆脱自己的工作和下级的工作、同事的工作及上级的工作中的互相扯皮和打乱仗的现象。

    填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。按事情的重要性有条理地列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为最合理最有效的办法。

    为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季度、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种有效的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。

    制定工作日程表应遵守以下原则：

    ——以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，应以这样的重要工作为中心。

    ——以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种情况，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。

    ——把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能地集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。</p>

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