把大象装进冰箱只需要三步: 2.用这些方法来提高工作效率(1)
2.用这些方法来提高工作效率(1)
同样一件工作,为什么你需要用一天时间才能完成,而别人却只需要半天甚至一个小时就能完成呢?为什么有时候你感觉自己每天都在忙碌,却似乎没有任何成果,工作仍是迟滞不前呢?
在工作中,也许常常有这样的问题困扰着你,并且久而久之你会发现效率低下会影响到你的工作业绩。
那么,如何有效工作呢?又有哪些方法能帮助我们提高工作效率呢?
1.运用目标清单
拿破仑·希尔说:“为了获得成功,一个人必须要拥有明确的目标,知道自己想要得到什么,同时有实现目标的强烈愿望。”
实际上,只有3%的成年人有自己明确的目标,并且以书面形式将目标表达出来。和那些教育程度、工作能力与之相当,甚至比他们更高一筹的人相比,前者取得的成就常常是后者的5~10倍。导致这种差异的原因就在于他们不愿意花费一丁点儿时间,将他们想要获得的东西写下来。
通过坚持实施目标清单的七个步骤,可以大幅度提高你的工作效率:
(1)确定自己究竟想要什么。期蒂芬·柯维说:“在你开始攀登成功的阶梯之前,首先要确定它有没有搭错地方。”
(2)将自己的目标写下来。只有书面形式描述出来的目标才能克服掉模糊、混乱的缺点,才不会使你迷失方向,以致造成不计其数的错误。
(3)为自己的目标设定一个时间期限。
(4)列出为实现目标要做的所有事情。
(5)把这份清单整理成一份可实施的计划。考虑一下先做什么,后做什么,哪件事情更重要,哪些情情可以推后一点,根据轻重缓急来安排处理事情的顺序。
(6)根据自己制订的计划立即采取行动。
(7)每天做一些能够接近自己目标的事情。
有了这份切实可行的行动计划,只要努力保持积极的状态,不半途而废,你就可以提高自己的工作效率。另外,每天温习一遍为自己制定的目标。每天早晨开始工作时,先着手处理那些最重要的工作——这样就不会遗忘你最重要的目标。
2.随时应用80/20法则
约翰·沃尔夫冈说:“只要合理使用,我们永远有充足的时间。”
前边我们已经介绍过80/20法则,它是提高工作效率最好的方法之一。如果你手边有20%重要的工作,就决不要先去做那80%微不足道的事情。开始工作前,不妨先问问自己:“这个任务是属于那20%的高价值部分呢,还是属于剩下的80%的低价值部分?”
做事有方的人总是先处理那些最重要的事情。无论多么困难,他们都会强迫自己先做好最重要的事情。结果,他们的工作效率大幅提高,遥遥领先于一般人。
3.使用abcde法
用80/20法则区分重点工作之后,我们还需要进一步确定哪些工作要先做,哪些工作要后做。
abcde法是一种每天都可以使用的、极为有效的设置优先事件的方法。这种方法极为简单,却非常有效。依靠这种方法,你能成为所在领域内最高效的人。
具体是这样的:先在纸上把你第二天要做的所有事情列出来,确保自己能够随时看到这些。然后,在具体实施之前,在每一项前面分别标上abcde。标有a的项目是非常重要的事情,你必须迅速地完成它。如果很重要的事情有很多,那么,你应该分别用a1、a2、a3这样的符号来加以区分。任务a1是你要立刻完成的最紧急、最重要的事情。
标有b的项目是你应该做的事情,但是这些事情的后果并不十分严重;标有c的项目是做起来轻松愉快、地位却无足轻重的事情;标有d的项目是可以委派给别人做的事情;标有e的项目是完全可以取消不做的事情。这样清晰地区分开来,自然就会事半功倍。
以上就是提高工作效率的方法,如果你能坚持按照这些去做,你的工作效率必将在短时间内大大提高。另外,要提高工作效率,还应当注意一些工作以外的事情:
1.做好准备工作
詹姆斯说:“无论你的能力有多大,你永远有更多更好的潜力可待发掘。”
在开始做事之前,把一切都准备就绪,是克服拖沓、提高做事效率最好的方法。如果准备得很充分,你就可以充满动力地迅速着手处理最重要的工作了。
首先,你可以清理一下办公桌,使桌面上只摆放和你需要最先完成的任务有关的东西。把与工作相关的所有文件,如信息、报告、资料等,全部收集在一起。这样,在整个工作过程中,你随时都可以使用这些东西,既节省时间,也不容易打断自己的思路。
2.进行工作目标外的拓展
奥格·曼迪诺说:“无论你从事什么样的工作,提供比预期更多、更好的服务,都是确保自己获得成功的唯一方法。”
个人生活方面的完善和工作技能的改进,是节约时间最有效的方法之一。在所有关于时间安排的技巧中,最重要的一条就是:在自己的领域内精益求精。
在家里,每天早一点起床,用多出来的时间浏览相关的文件或书籍。每天至少要花一小时进行阅读,以了解业内最新动态,这样有助于你获得提高工作质量与效率的有益信息。
平时利用业余时间,多参加那些对提高自己工作技能有帮助的各种课程或者讲座。参加业内的研讨会和业务会议,更不要错过高水平的培训和讲习。
3.不追求短暂的满足
奥里森·马登说:“人的伟大与成就,依其将力量投注于某特定方向的程度而定。”</p>
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