第七章 宴会营销（3）

    □椰子汁□××啤酒□其他

    宴会摆设及相关事项：

    合约事项：

    1.宴会的确认桌（人）数应于一星期前予以确定，且确认的桌（人）数不得低于订席保证金单所签订的保证桌。

    2.宴会结束后，若实际用餐的桌（人）数未达确认桌（人）数时，本酒店仍按确认桌（人）数收费。未消费的桌数，顾客可于两周内补消费；若未消费桌数超出确认桌数的1/10时，则超出的桌数须半价赔偿，且不得补消费。

    3.凡喜宴的账款，请于宴会结束当天以现金或银行本票付清。

    4.如因故取消订席，所支付的订金不予退回；若于宴会举行日前一星期才取消者，应补偿本酒店的损失（保证消费额的一半）。

    5.各种类型的宴会均严禁携带外食，自备酒类则酌收开瓶费。

    6.婚宴请自备喜糖（请勿携带瓜子）、签名簿、礼金簿。

    7.布置花卉时，请将塑料布铺设于地毯上，以防水渍及花草弄脏地毯。

    8.不得在活动场地燃放爆竹、烟花等易燃物，且不得喷洒飘飘乐、金粉、亮光片等吸尘器无法清除的物品。

    9.布置会场时，严禁使用钉枪、双面胶、图钉、螺丝等任何可能伤害会场装潢设备的物品。活动结束后应保持会场的完整，如损坏本酒店的装潢或器材等设备，应负赔偿责任。

    10.因活动需要所运来的各项器材及物品，本酒店仅提供场地放置，恕不负看管责任。

    11.宴会所需的电器设备，请事先协商安装事项。电费依现场实际配线状况及用电量收费，会前进场布置及电路配置请于二周前告知，以利配合。

    订金金额：□现金□汇款□刷卡卡别：

    □支票

    宴会付款方式：□现金□签账□刷卡□其他

    顾客签名：订席专员：出纳：总出纳：

    续表

    第一联：（白）订席组留存第二联：（黄）顾客留存

    第三联：（绿）外场留存第四联：（蓝）出纳留存

    第五联：（红）总出纳留存

    四、发布宴会通知单

    营销人员在与顾客签订合约并谈妥宴会细节后，对内应发布一份类似公文的宴会通知单，告知各个部门在该宴会中应负责执行的工作。由于成功举办一个宴会需靠许多部门通力合作，所以如果一张“宴会通知单”能够清清楚楚地将所有工作事项列出来，对于顺利举办宴会将有很大帮助。

    宴会通知单的内容包括契约书中的主要资料，以及各部门所需准备的物品和相关事项，如订席时间和相关事项、接洽人、桌数、厅别、菜单、特殊要求等。各部门接到宴会通知单后，必须按照通知单上的要求执行工作。工作内容大致如下表所示：

    各部门的宴会事务

    部门工作内容

    餐务部根据宴会通知单上所记载的菜单，准备所需的摆设器皿及厨房装菜用的器皿，并且安排工作人员备餐。

    工程部依据宴会通知单上的要求，派遣电工架设装备或予以支援。

    厨房依据宴会通知单上顾客所订的菜色进货，并做好宴会前的准备工作。

    宴会服务单位依据宴会通知单上的需求和设计图进行摆设，并做好宴会前的准备，包括人力需求、工作计划及服务流程等。

    饮务部按照顾客需要准备酒和饮料。

    保安部依照顾客要求，指派安全人员至礼金台协助保护礼金，并协助疏散宴会进场和散场时的人群。

    推广部帮助顾客制作海报。

    总而言之，宴会通知单是一个部门与部门之间的沟通渠道。它在顾客的要求与各单位的工作准备当中，直接搭起一座桥梁，以确保部门间彼此快速、直接地传达信息，从而获得最佳的工作效率。

    五、再次确认

    营销人员在与顾客谈妥所有宴会细节之后，才开始对内发布宴会通知单，所以通知单上所传达的信息大致上并无问题。但顾客有时候会对宴会细节稍作修改，如参加人数的增减、桌形的改变等。为适应这种临时变更，营销人员应该在宴会举办前一周，再与顾客确认宴会相关事项，将发生错误的可能性降至最低。

    提醒您

    在以电话或传真的方式与顾客进行过确认后，如果没有需要变更的事项，一切准备工作即可依照宴会通知单所述进行；但若顾客对于宴会提出任何变更，营销人员就必须马上以宴会变更单通知各相关部门。

    宴会变更单上须详细写明宴会原案及修订后的变更项目，以白纸黑字清楚地告知相关部门修改过的工作项目。这样各部门可依照变更内容调整工作，合力达成顾客的要求。

    另外，使用变更单明确传达宴会信息，相关部门便不再允许有未接到通知的借口，所以可有效避免各部门互相推诿责任。

    【工具】

    宴会变更单

    发文日期：年月日

    宴会名称：

    日期：场地：

    联络人：电话：

    变更项目原案修定为

    日期

    时间

    人数／桌数

    场地

    餐价

    续表

    □其他变更项目□增加项目

    宴会销售组：

    □总经理□餐饮部□宴会部□财务部□工程部

    □西厨□信用部□饮务部□餐务部□保安部

    □采购部□中厨□花房□美工冰雕□前厅部

    六、各部门工作计划的拟订

    针对宴会中所牵涉的所有工作事项，如宴会准备的前置工作、宴会进行中的工作分配与人力调度，以及宴会结束的复原工作等，各部门应制订工作计划，以便顺利开展宴会工作并明确责任。具体细节在此不细述。

    七、追踪

    宴会结束后，营销人员要亲自拜访或打电话给顾客表达感谢之意，并追踪顾客对此次宴会的满意度以及酒店所需改进之处。

    提醒您

    所有追踪的结果均应列入记录并存档，以作为将来评核改善成果的参考，同时也可作为此顾客下次光临时应特别注意的服务咨询，以帮助酒店提供更高品质的服务。</p>

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