第八章 头脑“活”一点儿——遇事莫钻牛角尖（4）

    4．抓住关键问题，分配好你的时间

    事情与事情不同，他们既有不同的重要性，也有不同的时效性。不同的事情是不同的重要性和时效性的组合。

    对待事情要按照它的重要性和时效性区别对待，而不能一视同仁。一视同仁地对待所有的事情，就是对事件不加以区分，随机地或者按照时间顺序任意地加以处理。这样有可能丢了西瓜抓了芝麻，只是做了些琐碎小事，而真正重要的事情没有做；也有可能错过了解决紧急的问题，而去不着边际地处理无关痛痒的事件。我们要避免这两种情况，根据重要性和时效性来区别对待事件，首先保证重要的事情能够及时的完成。其次，满足多数原则。

    总之，排好重要事情最晚开始行动的时间，然后先做琐碎急事，然后做重要的事情。

    假如越是紧迫的事，其重要性愈高，越不紧迫的事，其重要性愈低，则依循以上的优先次序办事并无不妥。可是在多数情况下，愈是重要的事偏偏愈不紧迫。例如参加管理技能训练、向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人、甚至管理者个人的减肥、戒烟、身体检查、补牙、立遗嘱等计划都是重要的，但却不是紧迫的事。它们往往因不具紧迫性而被无限期地延迟办理。至于许多紧迫的事，则往往不具重要性。例如不速之客的拜访、外来的电话等皆是。

    按事情的“缓急程度”办事的管理者不但使重要的事情的履行遥遥无期，而且使自己经常处于危机或紧急状态之下。按紧急程度为标准来安排事情，使得你不由自主地总是似乎处于“急事”的包围之下，经常是弄得焦头烂额、苦不堪言。

    “好钢用在刀刃上”就是提醒我们要把主要的精力用在最见成效的地方。

    美国企业家威廉?穆尔在格利登公司做销售员时，第一个月仅挣了160美元。通过分析销售记录，他发现他80%的收益只来自20%的客户，但他却在所有的客户身上花费了同样的时间。在他的要求下，穆尔名下36个最不活跃的客户被重新分配给了其他销售员，而他自己则把精力集中到最重要的客户身上。后来，他一个月就赚到了1000美元。穆尔对这一原则的坚持促使他成为凯利-穆尔油漆公司的主席。

    一个人优秀与否往往取决于他是否能够高效地工作。

    然而，在实际工作中，所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同，根据这两个维度，我们可以把工作和生活中的事情归类到这四个象限中。

    四个象限的划分不是文字游戏，不同象限的事具有不同的特性：

    第一象限：重要且紧迫的事往往是突发的危机时间而且关系全局；

    第二象限：重要但不紧迫的事往往能决定组织或个人成败的核心时间；

    第三象限：不紧迫也不重要的事往往是些琐碎的小事、外来干扰事件；

    第四象限：紧迫但不重要的事多是时间性强的外来事件。

    偏重第一象限事务的人是“救火队长”式的高压人，他们由于方法不当，缺乏规划和计划，抓不住工作重点，不善于科学授权，因而在工作中漏洞百出，整天陷入似乎既紧急又重要的事务之中。这些人压力巨大，超负荷运转，但工作成效有时却微乎其微，即使取得了一些工作业绩，也是用自己的精神压力、身体健康或家庭幸福换来的。

    偏重第三、四象限的人往往是一个失败者或者平庸之辈。他们急于求成，缺少基本的自制能力，对生活和工作极度不负责任，得过且过，人云亦云，喜欢随大流。虽然这种人整天忙忙碌碌却没有什么作为，将自己禁锢在日常的琐事上，没有高远的目标。

    而想要成功的人最需要做的是第二象限的事情。第二象限的工作虽然都很重要，但是往往都不是很紧急，可它们却是影响我们成功的关键因素，我们经常会忽略它们或者不断推迟。第二象限的事情有很多，比如孝敬父母，强身健体，制订计划，关心朋友，休闲娱乐等。

    一个人能不能在社会上站得住、行的稳，关键是看他能不能把最重要的事处理好。最重要的事影响着每个人的事业和生活。在纷繁复杂的社会事务的处理中，人们往往会得到许多经验和锻炼，他们会把这些经验和锻炼当成是自己认识和处理事务能力的象征，自我感觉良好，自以为是。殊不知，他们只不过是在某一方面的能力超过别人而已，如果让他们独立去完成一项全方位的任务，他们会很难在众多的事务中理出头绪。因此，从某种意义上讲，善于从诸多的小事中抓住大事，从大事中理出最重要的事，是我们每个人的必修课。

    成功人士的成功之处在于在他们在有限的生命里完成了要做的重要事情。时间管理正是要求我们以重要的事情为中心，培养我们抓住重要的事情的能力。在某种意义上，人生就是选择对自己最重要的事情，然后去努力完成它，实现它。

    那么，如何做事务间的分配呢？

    （1）选择符合你的价值观

    在选择时，绝对不要忽视价值观的重要性，也不要忽略了你的信仰及中心思想。无论你所追求的是什么，价值观都是引领你迈向成大事者的起点。

    （2）简化你的选项

    成大事的人应该简化你的选择。也就是说，要将你的最终目标提炼到两三样你想成为的人、最想做以及最想拥有的事情上，这样你实现目标的可能性才会增大。</p>

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