时间管理法（1）

    那些有效利用自己时间的管理者，知道他们打算从事什么活动，这些活动的最佳次序是 什么，以及应该在什么时候完成这些活动。

    ——斯蒂芬?p罗宾斯（著名管理学家）

    个人计划的指南

    虽然每个人的时间都是一样的，每天都是24小时，不会多也不会少，你花费时间做这件 事，就一定无法再用于其他事，时间是不会越用越多的。

    这当然没错，可是你仔细观察一下身边的人，是谁老是抱怨“时间不够用”？哪些又是 做事最多的人呢？

    正相反，整天埋怨时间不够用的人恰恰是那些做事最少的人，这是怎么回事？问题在于 不同的时间利用率，时间利用率高的人，可以节省下很多时间，这正相当于实现了时间的增 值。

    一位闲来无事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片，足足花上一整天的工夫。找明 信片要一个钟头，寻眼镜又一个钟头，查地址半个钟头，做文章一个钟头零一刻钟，然后， 送往邻街的邮筒去投邮究竟要不要带把雨伞出门，这一考虑又去掉了二十分钟。照这样，一 个忙人总共三分钟里可以办完的事，在另一个人却要犹豫焦虑和操劳整整一天，最后还不免 累得七死八活。

    一个做事迅捷、工作效率高的人，即使同时应对几件事也能愉快胜任；而一个行动迟缓 、推三阻四的人，也许一天下来连一件事也做不成。两人的区别在哪儿？就在于前者已经养 成了习惯，而且掌握了做事最简捷的方法。而后者，只是学会了拖延，他的事情总是完不成 ，所以时间也总是不够用。

    下列的某些做法是对你的描述吗?

    ——你是先捡那些有兴趣的事做吗?

    ——你是先做容易的事再做困难的事吗?

    ——你是先做紧急的事再做重要的事吗?

    ——你是按事情发生的先后顺序处理它们吗?

    ——你是不到接近最后期限的时候不真正投入项目吗?

    如果你对其中一项或多于一项的问题的回答是肯定的，你也许能从时间管理中获益。在 此，我们将提出一些建议，帮助你更好地管理自己的时间，我们将向你表明时间管理实际上 是一种个人的作业计划。那些有效利用自己时间的管理者，知道他们打算从事什么活动，这 些活动的最佳次序是什么，以及应该在什么时候完成这些活动。

    专注于可支配的时间

    管理者不能控制他们的全部时间，他们的日程总是被日常工作所打断，或是不得不处理 那些意外的事迹因此，区分被动时间和可支配时间是非常必要的。

    管理者的主要时间是花在应付下属的请求，顾客的需求和种种别人引发的问题上，我们 称之位动时间(respornse time)，它是一种管理者不可控的时间。能够由管理者控制的时 间称为可支配时间(discretionary time)，大多数有关改进时间管理的建议实际上只适用于 可支配时间，为什么呢?因为只有这部分时间是可管理的。

    不幸的是，绝大多数管理者，特别是基层的和中层的管理者，其可支配时间仅占他们工 作时间的25％左右。不仅如此，可支配时间趋向于是一些零碎时间——这里有5分钟，那里 有5分钟，要有效地利用它们是非常困难的。因此管理者面临的挑战是，知道什么时间是可 支配的，然后对活动进行适当的组织，以便将零散的可支配时间积累成大块的时间，从而能 够更有效地利用这些时间。凡是善于识别和组织其可支配时间的管理者，往往更有成效，而 他们用可支配时间完成的事情往往是更重要的事情。

    怎样利用时间

    管理者们或者任何个人，怎么判断他们利用自己时间的有效程度?答案是，他们应当选 择一段时间用工作簿或日记连续地记录下他们每天的各种活动，然后对他们收集的数据进行 评估。

    尽量坚持记日记。一旦这项工作完成，你将会有一个详细的时间和活动记录。然后你就 可以分析你利用时间的有效程度，并按照重要性和紧急性排列每种活动的顺序。

    进行活动的重要性和紧急性分析

    每种活动的等级

    重要性

    a非常重要：必须做

    b重要：应当做

    c不太重要：可能有用，但不是非做不可

    d不重要：没有任何效果

    紧急性

    a非常紧急：必须马上做

    b紧急：应当赶紧做

    c不紧急：推迟一段时间再做也行

    d时间不作为考虑的因素

    如果你发现时间管理的实质是有效地利用你的时间，它要求你很清楚要实现的目标和实 现目标要进行哪些活动，以及每种活动的重要性和紧急性。有效的时间管理过程包括5个步 骤。

    1列出你的目标

    你为自己和为你所管理的部门设定的目标是什么?如果你采用mbo方法，这些目标应该已 经设定好了。

    2按照重要性排出目标的次序

    并非所有的目标都是同等重要的，给定你的时间限制，你要确保给最重要的目标以最高 的优先级。

    3列出实现你的目标所必须进行的活动

    未来实现你的目标需要哪些具体的行动?同样的，如果你采用的是mbo方法，这些行动计 划应该已经制定好了。

    4对于每一个目标，给实现目标所需进行的各种活动分派优先级

    这一步；又加上了第二组优先级。这里，你既需要强调重要性，也需要强调紧急性。如 果某项活动是不重要的，你应当将其授权给下级去做，如果某项活动是不紧急的，你通常可 以先把它放一放。在这一步上，你应识别出哪些活动是你必须做的；哪些是你应当做的；哪 些是当你有空时将要做的；哪些是你应当授权别人去做的。</p>

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