第5章 制作简单的报告（8）

    一个边远省份的官员给他们的国王写了一封洋洋洒洒的长信，表示仰慕之情。国王回了信，感谢他的深情厚意。从那以后，每隔10来天，此人就给国王写封信，而且都是些无关紧要的问候之类的话。国王的回信却越来越短，终于有一天，国王再也忍耐不住，回了一封仅一行字的信：“阁下，我已经死了。”不料几天后，回信又到，信封上写着：“谨呈在九泉之下的、伟大的国王先生。”国王赶忙回信：“望眼欲穿，请您快来。”

    这则故事实在是令人发笑。其实，现实中也有很多这样的例子，有的下属不明白上司的心理，以为频繁的问候、汇报会得到上司的肯定、欣赏，却不知你的上司是越看越反感，越看越有气，以至于要想尽一切办法来逃避你。

    “最容易阅读、理解、与回复的信件，最吸引我的注意。”这是在詹森进行“追求简单”的研究计划时，一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。

    每一个人的时间与注意力是有限的，电子邮件的内容愈精简愈好，不仅可以节省自己的时间，更能吸引收件人的注意，提高响应的几率，否则你的电子邮件就会成为对方90％的删除名单之中。你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的讯息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。

    该怎么做呢？信件的文字必须限制在3×5英的空间范围内，大约是一张照片的大小。为什么是这样的数字？因为对于接收讯息的人来说，这样的空间可以让他们在2～3秒钟的时间迅速浏览全部的内容，不需要卷动画面。

    缩短演示文稿与报告的时间

    powerpoint的发明，让我们有了更方便的沟通工具，但事实上也占据了不少的工作时间。每一年每一个人制作的演示文稿数目不断地在增加，制作演示文稿所要花费的时间也是有增无减。在詹森的研究调查中，最高的纪录是，25分钟的议程总共有108页的powerpoint。有多少人能记得108页的内容？

    一份好的演示文稿，必须能产生影响力，改变对方的决定。在制作演示文稿时，我们时常忘了听众的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正确地传达讯息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。因此，重点不在于演示文稿，而是沟通的品质。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。

    在做任何的演示文稿之前，你必须思考以下三点原则：

    ——你希望听众听完演示文稿之后记得哪些重点？

    ——听众会有什么样的感受？

    ——你希望他们听完演示文稿之后有什么样的决定？

    接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅减轻你的工作负担。演示文稿的过程不应只有你一个人在说话，提出问题可以让你和观众有互动的机会。这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的演示文稿内容，其余的时间应该是与听众互动的时间。

    举例来说，在解释产品策略时，不要滔滔不绝的解释策略的第一点、第二点、第三点……，而是提出问题：我们的产品对你们有什么好处？可以为你的部门带来哪些改变？

    每一次的演示文稿都必须有一页的内容摘要，不是要列出报告的重点，而是简要叙述这份报告所要传达的最重要信息。此外，一页一个重点，这样才能让他们印象深刻，而且真正地去思考你所说的内容。过多的信息，只会让听众感觉无聊，甚至记不得你说了些什么，等于是一次失败的演示。</p>

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