第5章 制作简单的报告（7）

    正因为电子邮件具有这些优点，电子邮件才被广泛地使用。但是在享受着电子邮件给我们带来方便的同时，我们也容易走入误区。

    一是我们可能过分依赖电子邮件，希望所有的信息都通过它来传递使得邮件繁琐冗长。

    二是我们可能对邮件形式过分的追求使得它重点不突出，甚至本末倒置。因此我们首先应该明白电子邮件其实也是一种邮件，是信息交流的一种载体，是我们用来彼此沟通交流的工具。

    作为你与上司间交流信息、汇报工作的电子邮件，它不同于你与亲朋好友间互相问候的邮件。你给亲朋好友的邮件可以不在乎长短，不在乎内容是否有条理，不在乎他们是否真的能够了解你的心情，但是，你给上司的电子邮件却不能什么都不管，想到什么说什么，没有主次、长篇大论，这样恐怕你的上司总有一天会将你的电子邮箱设为拒绝接受邮箱的。

    由于你与上司间的交流是纯粹工作上的，那么就应该做到短小精悍、重点突出，使你的上司一看就明白，这才是你发给上司的合适的电子邮件。

    如果你能够抓住上司的心理寄发电子邮件，那么你的电子邮件会给你带来幸运和无穷的机会。一封电子邮件要能够引起上司的兴趣、博得他的好感，就必须做到简单明了，使你的上司一眼就能看明白你的主要意思。

    怎样做到简短呢？是不是越短越容易阅读呢？简短当然是在说清事情真相的基础上的，当然不能一味地求短，而使一封信完全没有了内容。

    你给上司的电子邮件首先应该是你的工作计划、工作汇报方面的事情，而不应该有其它的内容，比如说你们同事之间怎么啦，你们到哪里去玩了呀等等，这些都不应该出现在你给上司的工作汇报上。

    其次，你的报告应该注意要表达清自己的意图，将你认为最重要的事情或者你希望上司能马上解决的事，你的上司可能会很关注的事情详细地说清楚。而那些平常事就尽量地不要提了，因为没有必要，而且你的上司从别人那儿看到后再看你的报告上也有，他肯定会产生反感的。

    你给上司的电子邮件除了要掌握好长短主次外，还要注意措辞，要尽量避免用一些生词，并且绝对不能用一些带有轻蔑、表功的词语，因为自己夸自己的人是最容易让人反感的。

    你的上司每天接触到的拍马屁的人肯定不少，听得多了也会产生疲劳、厌烦，所以要少用这类词语，要牢记精简短小、重点突出这一点，决不能让那些空洞的话占据了你的整个报告，那样，你的上司会觉得你是一个没有什么才干的人，因而你的工作成绩不会得到肯定，你的计划也会被卡掉。

    如果你的电子邮件短小精悍，让人一看就能知道你写的是什么，既省时又省力，那么你的上司就会认为你不仅是一个能做事的下属，而且会认为你是一个干练、办事高速的人，是一个可以重用的人，这对于你的事业前途无疑是很重要的。

    你给上司的电子邮件是你与上司沟通的渠道，要让它畅通就要靠你自己了，只有做到抓住上司的口味，将报告写得深入浅出、条条是道，才能使你的上司能够经常抽时间看你的邮件，否则，你的上司会关闭这条渠道，那么你就很难让你的上司及时、准确地了解你了。你的电子邮件就是你的面子，电子邮件写得不好会直接引起你的上司对你的不好印象，长此以往，你在公司就没有发展的机会了。</p>

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