华盛顿合作定律（2）

    既然责任分配不明确是人们互相扯皮，敷衍了事的主要原因，那么试问，如果三个和尚都知道自己该做什么，进行了明确的分工，还会有敷衍了事的事情发生吗？

    进行详细的职务设计对一个组织来说是绝对必要的，那么，要想遏制“华盛顿合作现象”的发生，只有让每个人都知道自己该做什么。

    假如你透过显微镜观察一个组织，你会发现它是由成千上万个任务构成的，这些任务可以组合为职务。管理层应当对职务进行有意识的设计安排，并不能随机确定，这样就能反映组织技术的要求以及工作人员的技巧、能力和偏好。只有这样，员工生产的潜力才能充分发挥出来。

    在各种各样的职务中，有些职务以团队的方式进行可以取得很好的效果；而有的职务，让个人单独去做效果会更好。

    加强内部的交流和沟通

    人们发现，组织内部由于缺乏沟通导致勾心斗角，效率的提高、士气的高涨又源于沟通流畅，而沟通不畅又只会使人们心怀鬼胎，各自算计。

    人们应该如何克服沟通障碍呢？下面有几条很好的建议。

    1运用反馈：很多沟通问题是直接由于误解或不准确造成的。为了减少这些问题的发生，管理者在沟通过程中往往使用反馈回路。这里的反馈可以是语言的，也可以是非语言的。

    当管理者问接受者：“你明白我的话了吗？"所得到的答复代表着反馈。但反馈不会局限于是或否的回答。管理者可以询问有关该信息的一系列问题，以核实信息是否按原有的意图被接受。

    但最好的办法是，让接受者用自己的话复述信息。如果管理者听到的复述正如本意，可增强他们的理解性与精确性。

    反馈还包括比直接提问和对信息进行概括更精细的方法。综合评论可以使管理者了解接受者对信息的反应。此外，反馈的重要形式还包括绩效评估，薪金核查以及晋升。

    当然，反馈不必一定以语言的方式表达，行动有时比语言更为明确。比如，销售主管要求所有下属必须填好上月的销售报告，当有人未能按期上交此报告时，管理者就得到了反馈。这一反馈表明销售主管对自己的指令应该阐述得更清楚。

    2简化语言：由于语言可能成为沟通障碍，因此管理者应该选择接受者易于理解的措辞。管理者不仅需要简化语言，还要考虑到信息的大众化，使所用的语言更适合接受者。

    记住，有效的沟通不仅需要信息被接收，而且需要信息被理解。简化语言，注意使用与听众一致的语言，可以提高理解效果。比如，尽量使用清晰易懂的词汇是医院的管理者在沟通时所必须具备的能力。

    在所有人都理解其意义的群体内，行话会使沟通十分便利，但在本群体之外使用行话则会造成无穷问题。

    与前面反馈的讨论一致，在传递重要信息时，为了使语言造成的不利影响减少到最低程度，可以先把信息告诉不熟悉这一内容的人。比如，一种十分有效的手段就是在正式沟通之前让接受者阅读演讲词，它有助于确认含混的术语、不清楚的假设或不连续的逻辑思维。

    3积极倾听：当别人说话时，在很多情况下，我们是在听，而不是在倾听。倾听是对信息进行积极主动的搜寻，而单纯的听则是被动的。在倾听时，接受者和发送者都在思考。

    我们中的不少人并不是好听众。为什么？要做到这一点不是件容易的事，只有当个体有主动性时才会做得更为有效。积极倾听要求脑力的投入，要求集中全部注意力，因此它常常比说话更容易引起疲劳。</p>

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