第二十六章 商洽函（2）

    第三节格式

    商洽函具有一函一事的鲜明特点，因此篇幅短小，结构简单，旨在用最简洁精练的语言表达最全面的内容。商洽函主要包括标题、正文和落款三个部分。

    1.标题

    商洽函的标题一般由发文机关+商洽事由+文种构成。比如《中国科学院××研究所致××大学商洽建立全面协作关系的函》等。有的情况也可在标题处省去发文机关，只包括事由+文种，比如《关于商洽委托代培涉外秘书人员的函》等。

    2.正文

    商洽函的正文通常由开头、主体和结语三个部分构成。

    （1）开头。

    这部分主要是对写作缘由、背景和依据的介绍。通常，去函的开头是对上级机关有关指示精神的领会说明，并结合发文机关的实际情况和需要，表达或是疑惑或是困难等内容。

    复函开头有两种写作方法：第一，直接引用来文的标题及发文字号；第二，简述来函的主题。紧接开头，可以“现将有关问题复函如下”一类承启语引出主体内容、答复意见等。

    （2）主体。

    主体要详述需要商洽、询问、答复、请求批准、联系或答复审批及告知的事项，是商洽函主要内容的阐述。如果去函或复函的事项比较单一，主体可与写作缘由结合为一段，否则，需要分条阐述。

    （3）结语。

    商洽函结语的写作要根据具体的文种区分。比如，对于只是告知行文对象事项而不需要回复的函，结语常用“特此函告”“、特此函达”等。如果是要求行文对象回复的，则要写明“盼复”、“望函复”、“请即复函”等。而请批函则要以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”等语句表明函的内容。

    3.落款

    落款包括发文机关和成文日期两部分内容。为了体现发文机关的严谨和慎重，机关名称要用全称或规范化的简称，成文日期要用汉字写清楚年、月、日，并加盖公章。

    第四节语体的特点

    商洽函是一文一函，并要做到行文平实，直奔主题，语言使用规范得体。

    1.平实、准确

    商洽函旨在快速明了表达中心意思，并得到行文对象迅速的回复。因此，切忌转弯抹角，避免空话、套话和空泛的议论，要简练准确地表达中心思想。

    2.规范得体

    发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬；对级别低的机关、单位或团体要平和；对平行机关、单位或团体和不相隶属的机关、单位或团体要友善。切忌使用生硬、命令性的语言，并要注意谦辞、敬辞的规范使用。

    第五节遣词造句技巧

    商洽函的语言重在简洁、明白。在遣词造句方面，要做到以下三点内容：

    1.明确清楚

    行文中可使用“就以下事项与贵单位进行商洽”之类的表述。标示性语言的运用可以使函件内容指向更明确，便于行文对象迅速把握事项。

    2.多用短句，少用修饰语

    短句的特点是简洁明了、明白易懂。在陈述事件的时候使用短句便于行文对象理解，并迅速做出反应。另外，要尽量剔除修饰语，突出核心事件。

    3.礼貌用词

    礼貌的用词可增加行文对象对发文机关的好感，应合理使用。在使用礼貌用词时，要注意态度的不恭维、不逢迎，并注意敬辞、谦辞的正确使用。

    第六节范文解析

    范文解析一：

    关于商洽合作出版《建党90年》大型画册的函

    ××美术学院教务处：

    在中国建党90周年之际，我出版社决定出版展示中国光辉历程和伟大成就的大型史诗画册《建党90年》。《建党90年》大型画册是一部重要出版物，已得到新闻出版总署和中宣部领导的认可。

    由于缺乏专业的美术编辑，因此商洽同贵院合作出版，由贵院抽调优秀学生组成美编组进行创作事宜，我社提供相应的资金支持。希望贵院和我社能通力合作，在建党90周年之际隆重推出这一大型出版物作为献礼。

    是否慨允，恳请函复为盼。

    ××出版社（印章）

    二○一一年××月××日

    点评

    范文虽然篇幅短小，但逻辑清楚、中心突出，既陈述了合作原因、具体内容和合作方式，又表达了强烈的合作愿望，语言流畅，首尾连贯。“贵院”、“请函复为盼”这类谦敬词的使用，也很好地体现了商洽函的语体特征，是一篇商洽函的佳作。

    范文解析二：

    关于访问学习的函

    致××股份有限公司：

    敬启者

    我公司为××公司（简称：××）。

    通过贵我两方2010年4月份的合作，我公司领导层认识到我公司与贵公司存在的差距。因此，我公司拟定了访问贵公司的计划，希望可以通过访问学习贵公司的管理模式、先进理念，以提高我公司人员素质，促进贵我双方在未来的发展中深入、广泛地开展合作。

    不知贵公司意见如何，请函告。

    公司名称：××公司

    通信地址：××市××路××号

    邮编：××××××               e?mail：×××××

    联系人：×××经理            电话：××××××××

    二○一○年六月五日

    点评

    范文《关于访问学习的函》是一篇企业之间希望相互学习、谋求建立合作关系的函，语言简洁，表意清晰。寥寥数语便将访问学习目的、合作意向和自身情况介绍等表达清楚、简洁明了。

    第七节经验分享

    在商洽函的写作中，针对商洽的事项和行文对象，要注意以下三点内容：

    第一，准确把握商洽事项。发文机关能否准确掌握事项直接影响着函件的质量。准确掌握核心事件可以使函件内容更加清楚明白，准确性更强。

    第二，用语得体。函件的用语代表着发文机关的态度，行文对象的情绪也很容易受到函件态度的影响。因此语句的得体选择十分重要，既要谦恭有礼、尊重对方，又要保持双方地位的平等。

    第三，语言要凝练、准确、严密、肯定，避免产生歧义。此外文字不能空泛、空洞，内容要充实完整。</p>

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