第5章 制作简单的报告（1）

    人类不擅长处理大量的新数据和信息，一般的人们在短期内最多能记住6～7条数据或信息。因此，庞大的信息量对于人们来说往往都是累赘。事实上，由于人类思维方式的限制，简单的信息量远比复杂的信息量更有利于人类的思考和决策。

    ?实时的沟通，让我们觉得必须随时让人找得到、必须响应每一件事情、必须立即完成每一件事情。所有人都因为这种不切实际的期待而工作过量、过度消耗自己。

    ?电子邮件以及实时通讯技术是一种幸福，同样也是一种诅咒。因为它，你可以看到全世界，也因为它，你被杂乱、没有焦点、不必要的讯息给淹没了。

    ?最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板一点帮助也没有。

    ?一页报告的威力就在于，它比那些重点分布于几十页的“纸堆”要简明有效得多。事实上，任何建议或方案多于一页对我们来说都是浪费，甚至会产生不良的后果。

    ?要写出言简意赅的工作报告，你的文章就不能像读书时参加作文竞赛那样，用大量无用的累赘的词藻，而只能用简单的、恰当的词语表达出准确的意思。

    ?良性互动是相互理解与相互沟通的最好方式。在你来我往的信息中，相互间可以很快摸清对方的意图，了解对方的关切，从而将报告引向正确的方向，上司关心的方向。

    只有一页的报告

    1995年，一位中国留学生在中德（西门子）合资的家电公司当副总经理，开始体会简单管理的妙处。

    有一次，要开董事会了，他就把明年的人力资源计划交给了总经理。过了两天，总经理的秘书叫他过去，他说我们德国人很懒。

    中国留学生问为什么呢？秘书说德国人喜欢几张纸的事情变成一张纸来说，一张纸的事情最好变成几行字来说。

    听他这么一说，中国留学生茅塞顿开。因为中国人总是一句话要变成几句话来讲，几句话要花费几个小时来讲，几个小时要变成一个上午来讲，几个字要变成一个大文章，几分钟的会议要变成一天的会议，这是一个完全不同的思维模式。能用一句话说清楚的，为什么要用几句话呢。理念不同，后面什么都不同了。

    优秀公司的制度一般都具有简洁的特征，宝洁公司也是个很好的例子。宝洁公司的制度具有人员精简、结构简单的特点，该制度与宝洁公司雷厉风行的行政风格相吻合。宝洁公司这一“深刻简明的人事规则”的制度推动顺利，沟通良好。

    宝洁公司品牌部经理说：“宝洁公司有一条标语——‘一页报告’，它是我们多年的管理经验的结晶。事实上，任何建议或方案多于一页对我们来说都是浪费，甚至会产生不良的后果。”

    我们可以把这一风格追溯到宝洁公司的前任总经理理查

    德?德普雷（richard deupree），他强烈地厌恶任何超过一页的报告。他通常会在退回的一个冗长的报告上加上一条命令：“把它简化成我所需要的东西！”

    如果该报告过于复杂，他还会加上一句：“我不理解复杂的问题，我只理解简单明了的！”

    一位采访者曾经要他解释这一点，他说：“我工作的一部分就是教会他人如何把一个复杂的问题简化为一系列简单的问题。只有这样，我们才可以更好地进行下面的工作。”</p>

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