五月某日

    今天办公室又添了一台数码复印机，并给小石配了一台新电脑。给小石电脑里装的是wps office办公软件。一看这套软件，小石的眉头就皱起来了。玛丽去年刚来时也是这个样子，现在头又让我辅导小石。就在这时，玛丽匆匆忙忙进来，递给我一篇稿子，对我说：“刚才孙总让我交给你，要你帮他把这篇稿子录成电子文档。他下班之前要用。”

    我接过这篇西安办事处做的投资ctr可行性研究报告，对小石说，我们正好用这份材料作练习。小石一看稿子中居然有这么多符号和公式，显得更加畏难：“这么多符号和公式，怎么打呀？”

    我说：“wps 的符号插入功能挺强，这些符号和公式没有什么难的。”

    我让小石开始录入。遇到几个数学符号后，让她打开了插入菜单，选择了几个常用的符号。wps office很方便，直接在左边出现了一个图文符号集，里面的符号比较全，分了好几个库，其中也有专门的公式库。小石很快就找到了自己需要的符号。过了一会，小石就开始埋怨输入太复杂了。因为她经常使用的几个符号不在一个库中，这样，她不得不更换符号库，去到不同的库中去找自己需要的符号。不停地换符号库真是够烦人的，于是她又向我求救。

    我一看，说：“这个简单，先把原文拷进去。wps office的符号都是可以设热键的，设了热键以后你就可以不用每次都去找了，只要记住它的热键就行了。”说完，让小石在符号库中任选了一个符号，在上点击了鼠标右键，选中了弹出菜单中的对象属性。将鼠标停留在热键后的文字框里，同时按下ctrl键和a键，就这么简单地设了个热键，小石试着压住ctrl键时压了一下a，果然，屏幕上出现了刚才设定的“℃”。

    对设热键，我很有体会；我对小石说：“其实还有一个很好的解决方法，就是你可以建一个属于自己的符号库，这样，别说你经常用的符号，就是文字段落、图片等等都可以直接调出使用，特方便特有个性。”说着，让小石在图文符号库里用鼠标右键建了一个新库，取名叫“我的地带”，然后把其他库里需要的一些符号，统统拉入到这里，然后先点一下符号，再在报告正文中需要符号的地方一点，就这么简单一下，屏幕上果然出现了刚才设定的“℃”。

    “头，今天又添了一台数码复印机，我们现在的办公是不是可以称为真正的无纸化办公了？”珍妮问。

    靠近窗前，排放着一溜的传真机、复印机、打印机、扫描仪、碎纸机等办公设备。

    “我想是可以称为无纸化办公吧。”

    数码复印机复印后可以直接输进计算机，又大大减轻了我们的劳动强度，头心里也非常高兴。

    玛丽像唱歌似的说：“头，我们现在是翻身农奴见太阳了！”

    “玛丽，别忙着晒太阳。”

    不知什么时候，头又开始严肃起来了。

    “虽说我们完全实现了无纸化办公，但并不是不要纸了。比方给公司领导安排日程，你不能排好日程，往上司的信箱里一发，按个‘ok’，你就万事大吉了吧？日程排好后，你还是要打印出来，当面去征求上司的意见，听听上司还有什么新的想法和意见，同各部门打交道也是如此。”

    玛丽不说话了。

    “对于秘书来说，如果上司对你的体力要求越来越低的话，那么对你的智力要求肯定就会越来越高，这是必然的。”

    头像个老教授似的，一板一眼地说。

    “可我们的工作还不是这些工作吗？我们的工作并没有因为多了台计算机或一套软件而增加或减少呀！”玛丽说。

    “从表面上看是这样的，但办公室硬件的增加，就会要求使用这些硬件的人本身的‘软件’配套。我说的这些智力要求，一方面是要求你有更好的组织协调能力，另一方面要求你有更好的表达能力，包括口头的和书面的。可以说，随着我们办公条件的硬件每一次升级，就要求我们秘书的‘软件’随之升级。因为我们不仅要能利用它们提高我们的工作效率，更要利用它们开拓我们的视野，丰富自己的大脑。”

    办公室的气氛太沉重了。

    “头，我也非常赞成无纸化办公。”托尼一本正经地问，“可是，我们将来要是得了感冒什么的，没有纸了，用什么揩鼻涕？软盘能揩鼻涕吗？”

    大家轰地一下笑起来，头也笑了。

    “不管软盘能不能揩鼻涕，作为秘书，都得适应无纸化办公的要求，这是必然的。不过，我个人认为，软盘是可以揩鼻涕的。”

    “真的吗？”小石惊讶地问。

    “是真的，因为前天我看到玛丽拿着光盘在擦眼泪。”头也一本正经地说。</p>

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