小问题大管理: 企业管理中不可忽视的缺勤管理(2)
对任何一家企业而言,重视缺勤管理是不可缺少的一个环节。对于出勤的管理,胡克塞斯基(huczynski)和费茨帕特里克(fitzpatrick)早在1989年就提出了aliedim模型。该模型如下:
a:评估(assess):考察测度缺勤的问题,判断其在现实中的严重程度,同时计算出因为缺勤而导致的直接和间接成本;
l:定位(locate):找到组织中问题最严重的地方并对其中的缺勤问题进行定位。确定哪个团体、部门和机构出了问题,需要着重对付;
i:确认(identify):确定并将缺勤的原因排序,看看找到缺勤的原因是什么,是和工作有关,还是和员工群体有关,还是和对他们的监督管理或其他原因有关;
e:评价(evaluate):评价目前对缺勤的管理方法,对于所发现的缺勤来讲该方法是不是最合适的,同时评价目前的系统在实际中能否正常的工作(如员工是否打电话给直线经理来报告缺勤事件);
d:设计(design):在设计缺勤管理方案时,选择对企业最适合的方案之前,要考虑大量的备选方案。这里要考虑的重要因素有企业文化、运行成本等;
i:执行(implement):为变革做好准备、预期,保证员工对新方案的一定认同度,保证企业其他方面同新方案的相互兼容,克服对提出的计划的任何抵触;
m:监督(monitor):观察缺勤管理方案的实施效果,并不断地改进方案,同时评估新的方案带来的收益。
事实上,aliedim模型我们可以简化为一个出勤管理周期模型,它包括一个四步骤的循环过程,这四步骤分别是:确定缺勤需求;选择和设计方案;实施缺勤管理方案;效果评估。
1. 确定缺勤需求
实施这个模型,我们首先必须识别缺勤需求。缺勤需求识别指的是一种过程,该过程是从个人与组织层面上发现和确认缺勤原因。它一般存在于工作要求与当前水平之间存在的差距中。在进行缺勤管理时,这是第一步。如果企业没有真正认识到自己企业的缺勤原因,则在进行出勤管理时针对性是很小的。比如说员工是因为婚姻问题而出现严重缺勤,这时盲目利用制度来制裁是没有多少效果的,反而又会增加员工对企业的反感乃至仇恨。
在企业层面上的缺勤需求识别,可以利用企业预先建立的缺勤预警系统。这个系统内部包含一些重要的已经量化的指标。如果企业内部出勤比较良好,企业是无需在这方面投入很多精力的。这里有几个办法可以量化个人、部门和组织的缺勤水平。比如确立缺勤的总天数和总次数等。一旦在规定时期内超出或将要超出,则要开始重视缺勤管理。个人层面上的识别是要辨别出特殊的缺勤需求。一般可以采取访谈、问卷调查和现场观察等方式进行。找到个人缺勤原因以求从根本上为解决这些问题提供信息。最后,要使企业能正确进行缺勤需求识别,还应在进行过程中满足一个条件,就是着眼未来。比如管理者如不考虑收集有关缺勤原因的信息,时间长了将无法回想出这些原因。这样会浪费资源并减低管理效率。现在一些企业已经设计出许多精巧的模型来分析缺勤是否是故意的,将其分为许多不同的原因。如果建立信息分析系统,则进行缺勤管理就更加容易。
2. 设计与实施
了解缺勤需求后,企业就要开始规划和设计方案并加以实施。为了有效解决缺勤问题,企业必须利用好原先建立的信息系统。如果是员工普遍存在的缺勤原因,企业应该要充分反映到企业的员工考勤制度里,采取一视同仁的管理手段,有必要时采取相应的惩罚措施。因为是普遍的缺勤现象,问题一般不会出在员工身上,所以这时企业应修正出勤管理制度。但是如果发现缺勤原因是个别的,比如员工在最近的时期内遇上了重大的问题,或其最近的行为与过去长期的行为不一致时,进行惩戒可能将使事情更糟,而咨询或独立的帮助可能更加适合。因为这些工作中出现的问题的根源很有可能是在工作之外。当然,工作中出现的问题也会影响到员工生活的其他方面。这时企业可以进行员工帮助计划。</p>
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