准备赢得一切: 每一项成功皆因准备充分: 三、准备造成的差距
正是因为在准备的重要性上认识的不同,才造成了现在企业之间巨大的差距。
在一个企业里,一些员工看似很聪明,却效率不高;而总有一些员工做起事来很有条理,有极高的执行力,许多管理者只看到了表面。经过调查,那些总是能够出色完成任务的员工,无一不是善做准备的人。也就是说,执行力的保证就是准备。
在有些聚会上,总会听到一些老板的抱怨:“我的会计主管工作态度积极主动,勤劳苦干,非常敬业。但为什么总是一再把事情办砸?”“我的助手一天到晚地在忙碌,却效率极其低下,简直让人无法忍受!”
“员工在执行任务之前,他们准备好了吗?”人们往往会有这样的疑问。在工作中,使员工苦恼的,往往不是工作的复杂与繁重,而是他们没有弄清要怎样去完成任务。是他们的能力没有达到吗?是他们不积极主动吗?其实不尽然,是他们没有做好应有的准备。
2003年的秋天的一个早晨,n.c电子公司的董事长詹姆士•拉尔走在他的厂区里,经过一个正在清扫树叶的保洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把,费力地扫着。而那把扫把实在太旧了,齿间稀疏,漏掉了许多的叶子。
詹姆士停下来问:“先生,你的工具太不好用了吧,为什么不换一把?”
“我的操作间里只有这一把。”保洁员头也不抬地继续干着他的活。“你为什么不去仓库里找找呢?”
“没有,仓库离我的操作间也实在太远了。”保洁员用手擦拭了一下发边的汗水,才发现和自己说话的竟是董事长,不禁有些不知所措。“噢,詹姆士先生,我不知道是您,我这就去仓库找找。”
看着保洁员离去的背影,詹姆士十分生气:“这是在做工作吗?真不能理解!要不是看在他一直辛勤地工作,从不偷懒的份上,我现在就开除他。”
看到这里,我们要为那个保洁员感到庆幸,幸亏詹姆士对他有所了解,如果詹姆士对他的平时表现一无所知的话,那这个保洁员的命运就可想而知了。换一个角度来想,如果这名保洁员在做工作之前,就把工具准备好,并设想一下工作程序,做到最省力与省时,詹姆士就会在辛勤、本分的印象上再加上一个聪明与能干的好评语了。现在,我又要替这位保洁员担心了,即使他今天躲过被解雇的危险,今后的工作如果仍旧没有准备的话,谁又能担保下次不被解雇呢。
在一个企业中,如果只是做一个时刻担心自己职位的员工实在是太可悲了。怎样才能使自己成为企业中最受欢迎的员工呢?做好充足有效的准备是一条捷径。当然,我们前面所强调的勤奋、敬业、忠诚、主动也是不可缺少的。而准备是这些品质的前提条件,没有准备,勤奋、敬业、忠诚就如同建立在沙堆上的空中楼阁,谁也不知道会在什么时候坍塌。
可以这么说,没准备的勤奋是效率低下的勤奋;没准备的敬业是不断贬值的敬业;没准备的忠诚是盲目的忠诚;没准备的主动也许就是添乱的主动。
企业呼唤具有罗文精神的员工,而要做一个受企业欢迎的员工,就一定要具备准备意识。当一切准备就绪时,工作中的问题会因为你有所准备,而一个个被解决掉,工作也就不再是一件难事。
没错,如果你把该做的准备工作都做好了,剩下的事情就非常简单了。那些得到公司肯定和欣赏的员工正是因为做事更有效率,执行力更强,才得到企业青睐的。因为企业毕竟是以效率来论英雄的。
海德与艾米是在同一部门——销售部做销售助理。两个刚来到新的工作岗位的年轻人都跃跃欲试,工作都很积极卖力。但以后的事情则大大出乎人们的意料。
一天,海德预约的一个客户按时来到公司,找到正在忙碌的海德。此时的海德正低头埋在一大堆客户资料中,焦头烂额地分类。看到已经到来的客户,才想起这宗早已预约好的签单业务。
海德满怀歉意地请客户来到洽谈室,这才发现应该复印的文件和资料以及产品的说明书都还没有准备好,不禁大惊失色,连声道歉,匆忙跑去复印。等一切准备就绪后,海德发现客户已经十分不耐烦了。
当海德满怀歉意地向客户介绍产品的性能时,才发现在慌乱中,他把产品说明书复印错了。这次客户没有再等待,而是直接转身离去了。
海德的懊丧可想而知,但经理没有过多地批评他,只是告诉他,明天艾米也有一个签单业务,让他去看看艾米是怎样做的。
第二天,艾米按照预约的时间,笑容可掬地站在洽谈室门前等待客户的到来。客户没有迟到,但还是对艾米的等待多少有些意外。可以看得出来,这种被重视的感觉让客户心里很满意。海德不禁想起昨天自己对客户的态度,脸不由得红了起来。
只见艾米不慌不忙地打开文件夹,里面的产品资料、使用说明、文本合同一应俱全。艾米有条不紊地一项一项地向客户介绍产品的情况,并把近期公司举行的优惠活动详细地告诉了客户,并站在客户的角度上提出了一些非常有益的建议。
最后,艾米对客户说:“听说贵公司最近又要在西雅图开设一个分公司,我想,贵公司一定在短期内还要引进我们公司的设备。如果您愿意的话,可以在这次订货中一起购置所需设备。这样,不仅可以因数量多而有更多的优惠,而且可以省去一些不必要的装运费用,你看怎么样?”客户显然是动心了,马上给总公司的负责人打了电话,当得到肯定的答案后,将最初要订100万美元的货物增加到了200万美元。
海德在一旁看得目瞪口呆,怎么也想不到会是这样的顺利。
艾米因为一贯都把每项工作都做得很圆满,而被提升为部门经理,并得到了公司的嘉奖。
许多员工常因为做事没有准备,而错失大好机会。其实,只有准备充分,后面的工作才能真正达到水到渠成的效果。就像艾米一样,只不过在每次会见客户前,把所有可能用到的资料准备好,并提前调查清楚对方公司的实际情况以及最新的动态,掌握第一手资料,尽可能了解详细。当一切准备就绪后,在会见客户时,就有了十分的把握。
同时,从客户的角度出发提出一些建议,为客户的利益着想,也是准备工作中需要考虑的因素之一。因为客户与企业的利益在某种程度上来说,是完全一致的。
忙是最容易找到的理由,似乎越忙的员工表明越能干,越受上司的赏识。但我们往往发现,忙的真正原因,不是因为上司的赏识而承担了更多的责任,而是工作前缺乏准备,在工作时显得没有条理,导致的结果当然没有效率,甚至事倍功半。
准备会占用一部分时间。于是,有的员工以为,只有尽快进入正题,才能越早把事情完成。但实际上,没有准备的工作更浪费时间,而且容易忙中出错。这样的员工是不会受人欢迎的。
谁都愿意做一个受欢迎的人,那你准备好了吗?
凡事做好准备的员工,每一天都可以很轻松地达到工作的目标,而受企业欢迎的员工,也一定是凡事都有准备的人。
——富兰克林</p>
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